Як написати звіт

Зміст

• етапи
• Частина 1 Підготовка
• Частина 2 Складання приміток під час зустрічі
• Частина 3 Складання протоколу
• Частина 4 Використання шаблонів протоколів зустрічей

Вас обрали або призначили секретарем вашого комітету. Вітаємо! Але ви вже робили нотатки, готували та складали протоколи? Незалежно від того, чи застосовуєте ви правила процедурного кодексу для дорадчих зборів, таких як Правила порядку Робертса чи Моринного кодексу, або ви розробляєте свої хвилини по-своєму, вам доведеться дотримуватися певних методів для досягнення досконалості.

етапи

Частина 1 Підготовка

1. 
   

   
   Ознайомтеся з процедурами нарад вашої компанії. Якщо секретар повинен скласти офіційний звіт, бажано дізнатись про кодекс процедури, який слід застосувати, а саме Код Морін або інший. У менш формальній обстановці визначте, що включити до протоколу та як вони будуть використовуватися.
   • Як доповідач, вам не потрібно знати всіх правил процедури. Однак було б корисно мати копію кодексу або попросити президента конкретної відповіді на будь-які питання.
   • Ознайомтеся зі своєю роллю. Деякі доповідачі не втручаються безпосередньо в дебати, а інші роблять замітки під час участі в дискусії.В будь-якому випадку секретар не повинен грати іншої важливої ​​ролі, наприклад, крісло чи фасилітатор.

2. 
   

   
   
   
   Підготуйте модель. Протокол наради має майже подібний зміст. Шаблон дозволяє стандартизувати презентацію ваших хвилин для легкого перегляду. Ви також можете завантажити зразки шаблонів хвилин. Дайте достатньо місця для принаймні предметів, перелічених нижче.
   • Назва організації.
   • Тип зустрічі. Чи проводяться регулярні щорічні чи щотижневі збори, невеликі засідання комітету чи засідання, призначені з особливою метою?
   • Дата, час та місце. Залиште місце для запису часу початку та закінчення сеансу.
   • Ім'я голови або модератора наради та прізвище секретаря або його заступників.
   • Список учасники і відсутні виправдання, Насправді, це лист відвідуваності. Зверніть увагу, якщо кворум досягнуто, тобто якщо кількість подарунків є мінімально необхідною для голосування.
   • Залиште простір для свого підпису. Як секретар, вам завжди доведеться підписувати свою роботу. Додатковий підпис може знадобитися, коли протокол повинен бути затверджений, але це залежить від процедур вашої компанії.
   • Порядок дня, якщо такий є. Якщо ви ще не склали порядок денний, попросіть голови або модератора наради надати вам копію, яка буде корисна для організації ваших нотаток.

3. 
   

   
   
   
   З собою мати ноутбук чи ноутбук. Переконайтесь, що вам зручно зі своїм обладнанням. Якщо ви часто пишете хвилини, майте для цього ноутбук або створіть папку на своєму комп’ютері.
   • Якщо ви підготували протокол попередньої зустрічі, і вона не була представлена ​​на затвердження, обов'язково помийтеся і з вами.
   • Диктофон може допомогти вам написати хвилини пізніше, але це не замінить запис нот. Якщо ви записуєте провадження під час засідання, переконайтеся, що всі присутні згодні. Втримайтеся від спокуси відтворити висловлювання учасників слово за словом.
   • Якщо ви вивчите стенографію, ви будете робити нотатки швидше, але вам не потрібно буде відтворювати все, що кажуть учасники, щоб написати свої протоколи. Насправді ви повинні уникати цього робити.
   • Якщо вас запрошують публічно робити нотатки, використовуйте проектор або фліпчарт. Сортуйте свої нотатки ретельно, щоб ви могли легко використовувати їх для написання хвилин.

Частина 2 Складання приміток під час зустрічі

1. 
   

   
   Розподіліть часовий аркуш. Як тільки всі там, розповсюдьте аркуш чи більше, якщо учасників багато. Його використовуватимуть усі, щоб написати своє ім’я та контактну інформацію. Цей список використовуватиметься для заповнення розділу протоколу, зарезервованого для запису імен осіб, які брали участь у засіданні. Ви також можете прикріпити сам лист до протоколу.
   • Якщо ви не знаєте більшості присутніх людей, складіть план таблиці та заповніть його, коли ви попросите всіх представитись. Тримайте список зручним, коли ви робите нотатки, щоб ви могли зателефонувати кожному по імені, якщо потрібно.

2. 
   

   
   Наповніть свою модель по максимуму. До відкриття наради введіть назву організації, дату, місце та тип засідання, наприклад, "щотижневе засідання ради директорів, спеціальне засідання комітету тощо". ». Коли зустріч розпочнеться, відзначте час.
   • Якщо у вас немає шаблону, напишіть цю інформацію на початку нотаток.
   • Якщо збори були скликані з певною метою або в особливий час, зберігайте копію повідомлення, яке було надіслано учасникам. Вам доведеться прикласти його до хвилин після написання.

3. 
   

   
   Запишіть результат першої пропозиції. Більшість офіційних зустрічей починаються з пропозиції прийняти попередній порядок денний. Цей перший крок послужить прикладом для ілюстрації процедури. Якщо зустріч починається з іншої пропозиції, просто переконайтеся, що ви записуєте ту саму відповідну інформацію.
   • Точне е руху починається з "Я пропоную". Зазвичай це означає "Я пропоную прийняти цю порядок денний. "
   • Прізвище автора пропозиції.
   • Результат голосування. Якщо голосування є позитивним, напишіть "рух прийнято".
   • Якщо ви не можете точно відтворити довгі пропозиції, ви можете вимагати їх подання в письмовій формі. Якщо це повторювана проблема, попросіть включити цю вимогу в офіційну процедуру пропозицій, що перевищують певну кількість слів.
   • Якщо ви склали порядок денний, ви можете бути спонсором руху, будучи секретарем наради. Це ідеально до тих пір, поки ви залишаєтесь об'єктивними, оскільки не сумісно включати свої власні дії до протоколу.

4. 
   

   
   Збережіть інші пропозиції, представлені під час зустрічі. Слідкуйте за процедурами уважно, але не записуйте їх у протокол, якщо не вказано інше! Коли буде подано новий рух, запишіть відповідну інформацію.
   • Пам’ятайте, що кожна пропозиція повинна містити умови самої пропозиції, ім’я автора та результат голосування.
   • Деякі пропозиції потребують підтримки іншого учасника перед тим, як бути винесеним на голосування. Наприклад, якщо хтось каже "Підтримай рух", записуй ім'я цієї людини в протокол як співавтор руху.
   • Якщо ви не знаєте прізвище спонсора пропозиції або вам потрібно слухати його ще раз, будь ласка, припиніть зустріч ввічливо і задайте питання. Точне записування інформації є досить важливим, щоб виправдати це незначне переривання.
   • Якщо рух зміниться, просто повторіть формулювання у своїх нотатках. У протоколі не потрібно вказувати, що пропозицію було внесено до змін, якщо не було суперечок щодо поправки, яка викликала тривалі дискусії.

5. 
   

   
   Прослухайте презентацію звітів та попросіть копії. Щоразу, коли звіт, інформаційний бюлетень чи подібний документ читається вголос, записуйте ім’я звіту та ім’я особи, яка його читає, або ім'я підкомітету, який його написав. Якщо є доданий рух, збережіть його, як і для будь-якого іншого руху.
   • Однак найкраще отримати копію документа в кінці наради. Подаруйте ноту спікеру або крісло, щоб отримати цю копію. Після цього ви додасте копію кожного звіту до хвилин після його написання.
   • Якщо копія недоступна, зверніть увагу, де зберігається оригінальний документ. Можливо, вам доведеться попросити цю інформацію після зустрічі.
   • Якщо учасник робить усний звіт замість того, щоб прочитати документ, напишіть резюме своєї заяви. Не вникайте в деталі і не відтворюйте слова мовця.

6. 
   

   
   Зверніть увагу на вжиті чи призначені дії. Сюди входить перевірка виконання рішень попередньої наради та здійснення нових дій. Хтось доручив написати лист? Запишіть імена залучених людей та приписувані їм дії.
   • Залежно від ступеня формальності вашої зустрічі, багато з цих дій можуть бути частиною пропозиції, Для менш офіційних зустрічей вам потрібно бути уважними до рішень, які не були чітко сформульовані.
   • Коротко сформулюйте причини рішення, якщо такі є.

7. 
   

   
   Запишіть усі пункти порядку та процедурні пункти. Кожного разу, коли заперечення проти судового розгляду є зауваженнями, зазначайте все заперечення та принцип, на якому він ґрунтується, а також повне рішення, ухвалене Президентом.
   • Не забудьте включити посилання на кодекс процедури, чи застосовуєте ви статути чи протокол організації.

8. 
   

   
   Знайте, коли писати конспекти дискусій. Це потрібно буде лише після чітко заявленого запиту. Офіційно звіт відображає те, що було факт а не те, що було сказав , Однак ви повинні врахувати унікальні вимоги вашої організації.
   • Роблячи свої замітки, прагніть бути об'єктивними, незалежно від обставин. Напишіть конкретні моменти, а не почуття. Мінімізуйте вживання прикметників та прислівників. Ваша мета - написати сухий, фактичний і часом несмачний документ!
   • Підсумок дискусій не повинен бути номінативним. Тож уникайте згадування імен доповідачів у дебатах. Це особливо важливо, коли під час бурхливих дебатів недобросовісний оратор може образити почуття деяких.

9. 
   

   
   Закрити в кінці зустрічі. Зверніть увагу на час перерви зустрічі. Не забудьте забрати всі копії звітів або нагадати людям надсилати їх вам.
   • Перегляньте свої замітки, щоб переконатися, що все зрозуміло, і ви нічого не забули. Настав час задати свої запитання перед тим, як учасники поїдуть.

Частина 3 Складання протоколу

1. 
   

   
   Почніть писати якомога швидше. Найкраще описати хвилини відразу після зустрічі, поки події ще свіжі у вашій пам’яті.

2. 
   

   
   Використовуйте комп’ютер, щоб ввести свої нотатки про зустрічі. Можливо, ви вже зробили це, якщо під час сесії ви робили свої замітки на портативному комп'ютері. Збережіть свої нотатки та запустіть новий документ. Ви можете порівняти їх з хвилинами, розмістивши їх поруч.

3. 
   

   
   Представляйте свої замітки чітко в абзацах. Кожен новий рух, нове рішення чи порядок розгляду повинні розглядатися в незалежному абзаці. Під час операції переконайтесь, що:
   • ви дотримувалися правил правопису та граматики, навіть якщо за потреби використовуєте коректор правопису,
   • ви використовували один і той же час у всьому е, або минулому, і теперішньому, але ніколи не перемикаючись з одного разу на інший в одному документі,
   • ви об'єктивні, іншими словами, ваша думка ніколи не повинна з’являтися в протоколі, оскільки ви намагаєтесь створити об'єктивний документ, призначений для всіх,
   • ви використовували простий і точний словник і замінювали розпливчасті терміни відповідними словами, уникаючи використання квіткових виразів,
   • Ви лише згадали про вжиті дії, а не для дебатів, якщо тільки вас не попросили записати, тому що вам слід зосередитись на тому, що було факт а не на тому, що було сказав,
   • ви пронумерували сторінки для наочності.

4. 
   

   
   Роздайте членам копію проекту своєї протоколу. Надішліть копію кожному учаснику, скориставшись контактною інформацією на часовій таблиці. Якщо у вас немає контактної інформації, фасилітатор зборів повинен мати можливість передавати її вам.

5. 
   

   
   Затвердити протокол засідання. Вас можуть попросити прочитати вголос на наступній зустрічі та надіслати на затвердження. Якщо рух прийнято, зауважте, що протокол прийнято.
   • Якщо до звіту внесені зміни до його затвердження, внесіть зміни та зазначте в кінці документа, що він був змінений, не описуючи внесені зміни.
   • Якщо пропозиція про внесення змін внесена після затвердження протоколу, вкажіть точний зміст пропозиції та рішення про її прийняття чи відхилення.

Частина 4 Використання шаблонів протоколів зустрічей

1. 
   

   
   Завітайте на сайт, який пропонує зразки протоколів зустрічей. Ці шаблони заощадять ваш час та уникнуть помилок.

2. 
   

   
   Знайдіть час, щоб переглянути свої сайти. Скористайтеся можливостями, які пропонує кожен, щоб знайти модель, яка вам підходить.
   • Якщо вам потрібен конкретний тип моделі, наприклад, поточна або стандартна модель, проведіть дослідження та завантажте обрану модель, натиснувши кнопку «завантажити» або кнопку «використовувати шаблон». Не забудьте зберегти його в простому для пошуку місці, щоб не втратити його.

3. 
   

   
   Доступ до файлу. Тепер, коли ви закінчили завантаження, розпакуйте файл і відкрийте його в "Microsoft Word" або "Excel". Використовуйте останню версію "Microsoft Word" для зручності та якості. Постійне оновлення програмного забезпечення полегшить вам роботу, одночасно дозволяючи використовувати нові функції.

4. 
   

   
   Додайте логотип компанії та символ авторських прав у заголовок. Вийміть зразок логотипу з шаблону та обов'язково прочитайте умови використання сайту для завантаження.Ви не хочете опинитися перед юридичними проблемами, чи не так?

5. 
   

   
   Змініть назву. В області заголовка виділіть слова "назва наради" та введіть фактичну назву вашої протоколу.

6. 
   

   
   Змініть презентацію документа (на вибір). Щоб зробити вашу модель більш привабливою, ви можете змінити кольори або вибрати іншу тему. Це просто: знайдіть вкладку «макет» і натисніть на розділ «кольори та теми». Таким чином, ви можете змінити вигляд своєї моделі і навіть вибрати кольори, що відповідають логотипу вашої компанії.

7. 
   

   
   Введіть субтитри розділів. Поле повинно бути кілька. Можливо, вам знадобиться більше полів або воліють змінити е. Налаштуйте їх відповідно до своїх потреб.

8. 
   

   
   Збережіть шаблон на своєму ноутбуці. Таким чином, ви можете використовувати його під час сеансу, щоб написати свої протоколи. Якщо ви продовжите використовувати "Microsoft Office", все піде швидше і простіше, і ви зможете стежити за зустріччю з більшою організацією та точністю, ніж раніше. Крім того, ви можете роздрукувати свій шаблон, щоб робити рукописні замітки, але переконайтеся, що у вас є достатньо місця для написання необхідної інформації.

9. 
   

   
   Перевірте свою модель. Вітаємо! Ваша модель звіту закінчена. Ваша продуктивність та точність повинні вдосконалено покращуватися зараз, коли у вас є модель, яку слід наслідувати, яка допоможе вам організувати свої ідеї. Як і в будь-якому проекті, перегляньте деталі своєї моделі, щоб виявити неточні або відсутні елементи. Як тільки все в порядку, ви можете використовувати його на своїх наступних зустрічах.