Як написати звіт про хід виконання

Зміст

• етапи
• Частина 1 Почніть процес
• Частина 2 Написання звіту
• Частина 3 Уникнення поширених помилок

Звіти про прогрес дуже важливі для управління професійним чи академічним проектом. Крім того, вони допоможуть тобі краще інформувати начальства, колег чи клієнтів про хід проекту, який ти реалізуєш. У вашому звіті слід вказати виконану роботу та кроки, які необхідно вжити для завершення проекту.

етапи

Частина 1 Почніть процес

1. 
   

   
   Визначте мету свого звіту. Хтось може попросити вас описати звіт про хід діяльності з кількох причин. Очевидно, і в більшості випадків це показати прогрес, який ви досягли у виконанні конкретного проекту. Однак вам потрібно буде розглянути свою ціль трохи ближче.
   • Звіт про хід виконання програми чи дослідницького проекту буде дещо відрізнятися від звіту про професійний проект. У цьому випадку вас попросять надати інформацію, не обов'язково враховуючи інші елементи, такі як витрати, але це не завжди так.
   • Звіт клієнту буде відрізнятися від звіту, написаного для начальника. В будь-якому випадку вам потрібно буде врахувати причини написання звіту.

2. 
   

   
   Визначте свою читацьку аудиторію. Визначивши мету свого звіту, вам потрібно буде вибрати інформацію, яку потребують ваші читачі, і включити її у свій е. План звіту про хід виконання буде практично однаковим, незалежно від представленої теми. Однак вам потрібно буде врахувати особливості вашого проекту.
   • Які стосунки ваших читачів з проектом? Який вплив проекту на них? Наприклад, цей вплив буде різним, якщо це ваш начальник або клієнт.
   • Уявіть, що читачі приймуть рішення, прочитавши ваш звіт. Наприклад, можуть бути логістика, фінансування або строки.
   • Визначте, яку інформацію потребуватимуть ваші читачі, щоб взяти участь у проекті та ефективно дотримуйтесь його. Які технічні аспекти повинні знати ваші читачі? Чи звикли вони до жаргону, який використовується у відповідній діяльності?

3. 
   

   
   
   
   Знайдіть найкращий спосіб спілкування зі своєю аудиторією. Звіт про прогрес - це не лише письмовий документ, який ви передаєте своєму керівнику чи вчителю. Він може приймати різні форми, залежно від випадку.
   • Звіт про хід виконання може бути усним виступом, зробленим під час щотижневої або щомісячної робочої зустрічі.
   • Він також може мати форму електронного листа, що регулярно надсилається колегам.
   • Ви також можете вирішити написати спогад і звернутися до свого керівника.
   • Як правило, ви пишете офіційний звіт для клієнта чи урядового агентства.

4. 
   

   
   Зверніться до свого шеф-кухаря. Якщо ви вже не написали подібний звіт і в цьому випадку ви все знаєте про проблему, спробуйте отримати максимум інформації від начальства. Ваша компанія може вимагати конкретної презентації, і в цьому випадку ви повинні її виконати.

5. 
   

   
   
   
   Виберіть тон звіту. Усі звіти про хід не обов'язково є формальними. Насправді внутрішні звіти колегам чи прямим керівникам часто пишуться невимушеним тоном. Ось чому вам потрібно буде уточнити у свого керівника, що він очікує від вашого звіту.
   • Якщо це доповідь клієнту або комітету з реферату дисертації, рекомендується прийняти офіційний тон.
   • Однак формальний чи неофіційний тон не має значення, адже головне - бути чітким, точним та чесним.

Частина 2 Написання звіту

1. 
   

   
   Виберіть презентацію свого документа. Перш ніж почати писати, вам потрібно буде вибрати відповідну презентацію та встановити зміст та тон вашого звіту.
   • Ви можете використовувати маркований список. Цей метод дозволяє представити свою інформацію чітко. Читач зможе легко переглядати ваш електронний запис, щоб отримати необхідну інформацію. Однак такий перелік може бракувати формалізму у випадку проміжного звіту. Тому, якщо звіт призначений для ваших лідерів ліній, найкраще скористатися коротким. Але якщо ви спілкуєтесь з колегами, виберіть електронний лист.
   • Також не забудьте включити діаграми або таблиці. Це особливо актуально, якщо ви пишете звіт про хід виконання проекту, на який ви намагаєтеся отримати фінансування, або якщо ви намагаєтесь виправдати читача отриманим вами фінансуванням.

2. 
   

   
   Упорядкуйте свій е по пунктах. Хороший звіт про прогрес повинен бути максимально зрозумілим. Найкраще розділити свій е на абзаци, згрупувати інформацію за тим самим питанням.
   • Щоб зробити вашу електронну зрозумілішою, подумайте про додавання субтитрів, щоб ваші читачі мали уявлення про зміст кожного розділу. Якщо точка, яка їх особливо цікавить, вони зможуть отримати доступ до неї безпосередньо.

3. 
   

   
   Напишіть заголовок. Як правило, заголовок розміщується вгорі першої сторінки, якщо ви представляєте документ на наступних сторінках. Знову ж, це залежатиме від правил презентації, складених вашою компанією чи університетом. Тому вчасно робіть необхідні перевірки.
   • Заголовок повинен містити дату, тобто дату подання звіту, ім’я та функції одержувача, ім’я автора, його функції та мету звіту.

4. 
   

   
   Введіть вступ. Цей розділ надходить після назви. Часто його можна виділити курсивом, щоб відмежувати його від решти е. Він служить для огляду проекту та його прогресу. Ви представите прогрес та досягнуті цілі.
   • Обов’язково вкажіть тему звіту. Також представіть проект, нагадуючи, що це оновлення його прогресу.

5. 
   

   
   Напишіть тіло свого е. Цю частину можна розділити на розділи та підрозділи. Насправді це по суті лише більш детальний вступ. Вивчіть його вміст і розімніть його.
   • Вкажіть завдання, виконані з моменту останнього звіту, а також ті, що виконуються.
   • Проаналізуйте проблеми, що виникають, питання, на які потрібно відповісти, та рішення, які можна зберегти.
   • Викликайте та обґрунтуйте зміни, що відбулися під час проекту.
   • Ви також можете включити інші елементи, такі як плинність персоналу, перевитрати витрат, затримки, труднощі з отриманням документів або проблеми з комп'ютером та безпекою.

6. 
   

   
   Зробіть наступні кроки проекту. Цей розділ є частиною основної частини звіту. Він послужить для інформування читача про решту етапів проекту. Не забудьте згадати проблеми, які можуть вплинути на бюджет, управління або термін завершення проекту.
   • Перш за все, не ігноруйте жодних змін у терміні проекту.
   • Уникайте проблем з поливом. Однак не хвилюйтеся за читача без зайвих зусиль і не робіть обіцянок, які ви не зможете дотримати.

7. 
   

   
   Введіть загальну кількість відпрацьованих годин. Вам доведеться показати, скільки часу ви та ваша команда витратили на проект, якщо у вас є такий. Ваші читачі знають, що ви наполегливо працювали, будь то ваш керівник, ваші клієнти чи державне агентство, яке може дати вам гроші.

Частина 3 Уникнення поширених помилок

1. 
   

   
   Будьте обережні, щоб не відступати від вашого предмета. Ваше написання буде правильним, якщо ви дотримуєтесь описаних вище пунктів. Прагніть не відволікатися від теми, займаючись маргінальними питаннями, навіть якщо вони цікаві.
   • Наприклад, якщо ваш проект призначений для організації волонтерської організації мистецького заходу, ви можете спробувати почати аналіз плачевного стану фінансування мистецтв, але це не дуже допоможе вам визначити хід вашого проекту.

2. 
   

   
   Будь простий. Проміжна доповідь має на меті представити досягнутий прогрес, не заглушуючи читача в потоці слів та зайвих ідей. Все, що вам потрібно зробити, - це зосередитися на прогресі проекту, кроках, які потрібно зробити, та на змінах, які потрібно зробити.
   • Залежно від одержувача звіту, від вас може знадобитися не перевищувати певну кількість слів. Хорошим правилом є подання необхідної інформації якомога коротше.

3. 
   

   
   Уникайте занадто розпливчастості. Обов’язково уточніть поточний стан проекту. Наприклад, уникайте сказати щось на кшталт "ми прогресуємо, щоб фінансувати нашу мистецьку подію". Натомість представляйте свою інформацію більш чітко: "завдяки двом грантам 5000 євро, що надаються цими різними установами, нам потрібно лише 2 000 євро, щоб досягти нашої мети в 12 000 євро".

4. 
   

   
   Видаліть експансивні вирази. Пам'ятайте, ви хочете написати чіткий і стислий звіт. Очевидно, намагайтеся не захаращувати ваші e вислови, які нічого не додають до звіту. Наприклад, такі терміни, як "тотальна катастрофа" або "переважний успіх" занадто емоційні або занадто розпливчасті, щоб їх можна було включити у звіт клієнту чи директору.

5. 
   

   
   Цитуйте свої джерела. Правильно визначте зовнішні джерела інформації, даних та графіки, вбудовані у ваш звіт. Ви можете додати сторінку, де буде вказано ці джерела.