Як заповнити квитанцію

Зміст

• етапи
• Частина 1 Заповнення квитанції
• Частина 2 Розуміння вірності та ключових елементів квитанції

Квитанція - це письмове підтвердження квитанції, яке засвідчує, що отримана грошова сума або конкретне благо. Якщо ви ведете бізнес або здійснюєте продаж, вам рекомендується мати квитанцію, яку ви та ваш покупець можете використовувати для ведення своїх облікових записів. Таким чином, квитанція буде розглядатися як договір між покупцем або продавцем та вами, а також дозволить вам відслідковувати різні витрати, які ви здійснюєте.

етапи

Частина 1 Заповнення квитанції

1. 
   

   
   Придбайте квитанції з вуглецевого паперу, щоб прискорити процес. Якщо ви заповнюєте квитанції вручну, розгляньте можливість придбати блок квитанцій з вуглецевого паперу. Завдяки цьому, заповнивши квитанцію, ви отримаєте дві копії, які будуть готові, один для вас, а другий для клієнта.
   • Квитанції з вуглецевого паперу також часто маркуються та містять інформацію, необхідну для отримання грошової квитанції. Якщо ні, вони представлять шаблон, який ви можете заповнити чітко та правильно.

2. 
   

   
   Заповніть усі рукописні квитанції чорною ручкою з чорнилом. Щоб переконатися, що квитанція буде розбірливою, ви повинні заповнити її чорною ручкою з чорнилом. Ваша квитанція повинна бути постійною записом, і для цього потрібно уникати наповнення її олівцем або кольоровими ручками з чорнилом, які можуть з часом зникати.
   • Заповнюючи квитанцію вручну, обов'язково опишіть її жирною та розбірливою, щоб її було легше читати. Якщо ви використовуєте квитанції з вуглецевого паперу, натискайте кінчик пера, коли ви пишете, щоб чорнило з’явилося на другій або третій копії.

3. 
   

   
   
   
   Використовуйте штамп. Ви можете використовувати друковану марку від своєї компанії або попередньо роздруковані бланки квитанцій із назвою вашої компанії. Щоб надати більш офіційний характер квитанціям, ви повинні наклеїти печатку своєї компанії. Також у вас є можливість використовувати попередньо роздруковані квитанції, що містять логотип та назву вашої компанії. Це чітко вказує на замовника, що продукція походить від вашої компанії чи компанії, і є корисною довідкою, якщо квитанція буде використана в майбутньому.

4. 
   

   
   Інтегруйте всю необхідну інформацію для квитанцій про продаж. Незалежно від того, заповнивши виписку вручну чи створили копію в документі на комп’ютері, вам потрібно переконатися, що ви включили основні елементи, такі як:
   • реквізити продавця
   • реквізити покупця
   • дата здійснення операції
   • подробиці про товар
   • сума транзакції
   • спосіб оплати
   • підпис продавця та підпис покупця

5. 
   

   
   
   
   Переконайтеся, що у вас є вся інформація. Переконайтеся, що у вас є вся інформація, необхідна для отримання квитків на оренду. Орендна плата необхідна орендареві, якщо він оплачує готівкою або банківським чеком і хоче відстежувати ці платежі. Він також корисний для орендодавця, оскільки слугує свідченням зібраної орендної плати. Крім того, деякі країни вимагають від орендодавців видавати орендарям квитанції про оренду. Якщо ви намагаєтесь оформити квитанцію про оренду орендарю чи орендодавцю, ви повинні переконатися, що він містить основну інформацію нижче:
   • загальна сума сплаченої орендної плати
   • дата здійснення платежу
   • повне ім’я орендаря
   • повне ім’я власника
   • адреса орендної квартири
   • строк орендної плати
   • використовуваний спосіб оплати (чек, готівка тощо)
   • підпис орендаря та підпис власника

6. 
   

   
   Не забудьте надрукувати копію квитанції безкоштовно. Якщо ви хочете створити друковані квитанції для своєї компанії чи бізнесу, пам’ятайте, що є кілька копій квитанцій, які є у вільному доступі в Інтернеті. Просто надрукуйте їх та відбийте їх штемпелем назви вашої компанії, щоб персоналізувати їх для щоденних операцій.

Частина 2 Розуміння вірності та ключових елементів квитанції

1. 
   

   
   Зрозуміти термін дії квитанції. Надходження дуже важливі, оскільки вони дозволять вам відслідковувати свої доходи для цілей оподаткування. Зберігайте всі надходження, особливо якщо ви ведете бізнес, адже вам доведеться виправдовувати свої витрати у своїх податкових надходженнях. Якщо ви несете відповідальність за компанію, вам все одно потрібно буде оформити квитанцію своїм клієнтам, і більшість компаній нададуть вам квитанцію про ваші покупки.
   • Купуючи дорогі речі або пропонуючи дорогі послуги, абсолютно важливо отримати квитанцію. Насправді це запобіжний захід, що у разі виникнення юридичних проблем, пов’язаних із правочином, обидві сторони можуть показати квитанцію як доказ у суді.

2. 
   

   
   Майте на увазі, що зазвичай є чотири типи квитанцій. Теоретично ви можете заповнити квитанцію майже за кожну здійснену вами операцію, будь то оренда, послуги з благоустрою або стрижка. Зазвичай існує чотири типи квитанцій, які вам видадуть принаймні один раз, коли ви здійснюєте продажі чи покупки.
   • Квитанція про оплату: щоб обробити транзакцію, особа, яка продає товар, видасть квитанцію про оплату. Останній повинен містити довідку, дату видачі та зібрану суму. Якщо оплата була здійснена готівкою, повинна бути примітка, яка говорить про це. Однак якщо оплата здійснюється чеком або грошовим переказом, має бути посилання на номер грошового переказу або номер чека. У випадку, коли транзакція була здійснена за допомогою кредитної картки, слід вказати тип використовуваної картки (Visa, MasterCard, Skrill) та останні чотири цифри останньої.
   • Медична квитанція: це рахунок-фактура, який виправдовує придбання медичних препаратів, таких як ліки, рецепт або інструмент хірургічного втручання. Цей тип квитанції повинен містити деталі, такі як код діагностики, дата та час консультації та загальна сума сплачених коштів.
   • Квитанція про продаж: Ви, безумовно, отримуватимете такий тип квитанції щоразу, коли здійснюєте покупки, і якщо ви ведете бізнес, ви видасте клієнту квитанцію про продаж, як тільки ви доставите відповідні товари. Квитанція буде використана як доказ придбання і повинна містити реквізити, такі як дата, коли відбувся продаж, зібрана сума, найменування та ціна продукції та особа особи, яка керувала операцією.
   • Квиток на оренду: такий вид квитанції орендар видасть його власник. Це послужить доказом того, що орендар сплатив оренду і повинен містити прізвища орендодавця та орендаря, адресу орендованої квартири, розрахунковий період, суму орендної плати, а також дати набрання чинності та закінчення терміну дії договору оренди. ,
   • Якщо ви продаєте або купуєте аксесуари в Інтернеті, ви зробите або отримаєте електронний чек. Фактично електронні квитанції - це цифрові квитанції, які містять ту саму інформацію, що є в звичайній квитанції про оплату, і виправдовують придбання продуктів чи аксесуарів, зроблених в Інтернеті.

3. 
   

   
   Розумійте ключові елементи квитанції від покупця та постачальника. Для цілей цієї статті ми зупинимося на квитанціях про оплату, обміняються між постачальником та замовником. Як постачальник послуги чи товару, вам потрібно буде оформити квитанцію, яка містить необхідну інформацію.
   • Контактні дані постачальника: на цьому рівні у верхній частині квитанції має бути прізвище постачальника (або ім'я його компанії), його адреса, номер телефону або його адреса. Ви також повинні подбати про те, щоб вказати прізвище менеджера магазину або власника бізнесу чи компанії.
   • Контактна інформація продавця: сюди входить повне ім’я клієнта або лаку.
   • Дата трансакції: це день, місяць та рік, в якому здійснена транзакція. Ця інформація буде корисною під час податкових процедур.
   • Деталі продукту: На цьому рівні ви повинні написати короткий опис пропонованих послуг або реалізованих товарів, включаючи найменування, кількість, довідку про товар та будь-яку іншу інформацію, яка б ідентифікувала товар. Цей останній товар буде дуже корисним, якщо вам доведеться пам’ятати про продаж у майбутньому.
   • Сума угоди: розбийте загальну суму операції, подавши початкову ціну товару, податок, витрати на оплату праці, а також будь-які зроблені акції чи знижки. Це розкладання цін додатково підтвердить продаж та зробить його унікальним.
   • Спосіб оплати: повідомте про спосіб оплати, який використовує замовник. Це може бути готівкою, чеком, дебетом або кредитною карткою.
   • Підпис постачальника та замовника: після того, як квитанція була підготовлена ​​або надрукована і клієнт заплатив, тепер ви повинні поставити внизу квитанції відмітку «сплачено» і попросити замовника підписати його підпис. Ви також можете підписати копію квитанції для вашої зручності та зберігати її у своїх записах.