Як відповісти на телефонний дзвінок мого начальника

Зміст

• етапи
• Частина 1 Практика професійного етикету по телефону
• Частина 2 Обговорення з вашим керівником
• Частина 3 Відповідь на телефонний дзвінок поза робочим часом

Отримання телефонного дзвінка від вашого начальника іноді викликає занепокоєння, особливо якщо це часто нервує вас і змушує втратити впевненість. Найкращий спосіб відповідати на телефонні дзвінки від роботодавця - це практикувати професійний етикет по телефону в будь-який час і бути завжди готовим приймати завдання та відповідати на питання, пов’язані з їх роботою.

етапи

Частина 1 Практика професійного етикету по телефону

1. 
   

   
   Підберіть дзвінок. Нехай телефон дзвонить два-три рази, перш ніж забрати його. Це створить у нього враження, що ти зайнятий і працюєш добре. Зайдіть зателефонуйте занадто рано, створіть враження, що ви не дуже зайняті або взагалі нічого не робите, занадто довго чекаючи, перш ніж зробити це, говорить про те, що абонент не є для вас пріоритетним завданням.
   • Не забудьте застосовувати це правило кожного разу, коли ви знаходитесь у професійній обстановці, хто б вас не дзвонив. Не робіть цього чи не застосовуйте його правила зручності лише тоді, коли ваш начальник намагається зв’язатися з вами по телефону, але з усіма, включаючи своїх колег, клієнтів та постачальників, які будуть більш сприйнятливими, якщо ви будете вести себе належним чином. Крім того, ви ніколи не можете точно знати, коли ваш роботодавець зателефонує вам з іншої лінії.

2. 
   

   
   
   
   Привітайте його професійно. Відповідаючи на телефон, докладіть зусиль, щоб бути максимально професійним і приємним. Наприклад, якщо ваш колега або ваш роботодавець дзвонить вам, скажіть: «Тут Жан Пуассон. Як я можу вам допомогти? "
   • Якщо ви працюєте у великій організації з кількома відділами, вкажіть у своєму привітанні назву вашого відділу чи відділу. Скажіть: «Тут Жан Пуассон з комерційного відділу. Що я можу зробити для вас? "
   • Відповідаючи на телефонний дзвінок із зовнішньої лінії, введіть назву своєї компанії, навіть якщо ви думаєте, що ваш начальник може телефонувати вам. Наприклад, скажіть: «привіт! Тут ABC Service, Жан Пуассон до пристрою. Як я можу вам допомогти? "

3. 
   

   
   Проковтніть їжу або плюйте жувальну гумку. Робіть це найкраще перед тим, як забрати телефон, але якщо ви не можете цього зробити вчасно, закінчіть дію максимально стриманим і тихим способом. Розмова з жувальною гумкою або їжею в роті є недоцільною і дає поганий імідж. Краще співрозмовник це зрозуміє.

4. 
   

   
   
   
   Говоріть чітко та прямо в мікрофон. Це допоможе вам уникнути проблем із спілкуванням між вами та вашим керівником, які можуть спричинити проблеми пізніше. Крім того, ваш начальник буде розчарований, якщо у нього будуть проблеми з спілкуванням з вами через проблему звуку або погана якість звуку.
   • Також не забудьте посміхнутися під час відповіді та розмови по телефону. Більшість абонентів, включаючи вашого начальника, будуть знати, що ви посміхаєтесь своїм голосом і тоном. Це позитивно позначиться на вашому начальнику, особливо якщо ви працюєте в галузі, пов'язаній з продажами та обслуговуванням клієнтів.

5. 
   

   
   Приділіть все це увазі. Будьте дуже обережні, розмовляючи по телефону з вашим начальником. Зупиніть все, що ви робите, навіть якщо це завдання, яке він дав вам раніше. Будьте готові вислухати, що він має сказати вам.
   • Взагалі, уникайте відволікання на зовнішні фактори при спілкуванні зі своїм начальником. Наприклад, якщо хтось із колег заходить у ваш кабінет, поки ви телефонуєте, скажіть йому ввічливим жестом, що ви не можете зараз з ним розмовляти.

Частина 2 Обговорення з вашим керівником

1. 
   

   
   Робіть замітки. Візьміть свій блокнот і будьте готові робити нотатки під час спілкування з ним. Це дозволить вам у будь-який час бути готовим відзначити будь-яку важливу інформацію, яку він хотів би повідомити вам під час розмови, наприклад: часи, дати, адреси чи інструкції щодо конкретного завдання.Це також дозволить вам записати всі важливі питання, які ви хочете йому задати взамін.
   • Завжди пам’ятайте, що на своєму столі, у верхньому ящику або в легкодоступному місці є блокнот та ручка. Якщо поблизу є ноутбук, ви зможете записувати важливу інформацію щоразу, коли ви приймаєте запланований або позаплановий телефонний дзвінок.
   • Якщо у вас немає підручника під рукою, але сидите перед своїм комп’ютером, відкрийте порожню сторінку або документ Word і робіть замітки, ніби ви користуєтесь блокнотом. Однак майте на увазі, що він зможе почути ваш тип, тому будьте дуже обережні і уважно слухайте, щоб він менш схилявся до того, чи звуки на вашій клавіатурі справді пов’язані з вашою розмовою.

2. 
   

   
   Будьте спокійні. Дихайте глибоко і спокійно кілька хвилин і пийте трохи води, як потрібно, щоб заспокоїти вас. Розпізнати тривожну людину по телефону легко, особливо якщо вона важко дихає або має тремтячий, нерішучий голос. Заспокоєння також допоможе відчути себе впевненіше та контролювати ситуацію.
   • Якщо ви знаєте, що ваш роботодавець незабаром зателефонує вам, звільніть себе від тривоги, трохи погулявши, перш ніж отримати дзвінок. Встаньте і пройдіться трохи в офісі чи службі, це допоможе вам. Просто не забудьте повернутися вчасно на дзвінок.
   • Якщо ви відчуваєте необхідність швидко заспокоїтись до або під час дзвінка, зробіть кілька глибоких вдихів. Вдихніть якомога повільніше через ніс протягом чотирьох-п’яти секунд. Затримайте дихання ще три секунди, потім обережно видихніть ще чотири-п’ять секунд. Вдихання кисню допоможе зняти напругу і дозволить очистити голову.

3. 
   

   
   Постійно практикуйте активне слухання. Оскільки він не розмовляє з вами в обличчя, важливо, щоб ви чітко розуміли все, що він вам каже по телефону. Не соромтеся попросити його повторити і пояснити речі, які ви не чули і не зрозуміли.
   • Насправді попросіть роз'яснення або час від часу підтверджуйте якісь деталі, навіть якщо ви розумієте його вказівки. Просто спробуйте узагальнити свої вказівки своїми словами перед тим, як повісити трубку. Практикуючи активне слухання, ви покажете йому, що ви слухаєте його старанно і є професійними.

4. 
   

   
   Відповідь йому коротко. Не об’їжджайте навколо куща, пряміться до пункту і відповідайте йому прямо. Це створює враження, що ви добре підготовлені і дозволяєте вашому начальнику зосередитися на меті його дзвінка, не надто відволікаючись. У більшості випадків ваш роботодавець дуже зайнятий і дзвонить вам тільки тому, що він хоче від вас певну конкретну інформацію. Якщо він конкретно не попросить вас дати йому всі деталі, дайте йому саме те, що він хоче.
   • Знову ж таки, це не означає, що не потрібно просити роз'яснень у разі потреби. Ваш роботодавець, безумовно, дуже зайнятий, але краще витратити 60 секунд зараз на питання, ніж витрачати години на виправлення помилок з вашим начальником. Якщо у вас є багато запитань, але не вистачає часу на запитання, запитайте свого керівника, чи можете ви наблизитися до конкретного колеги або зверніться до письмового документа, щоб бути більш обізнаним.

5. 
   

   
   Зробіть словесні кивки. Робіть це протягом усієї розмови. Словесні кивки - це твердження типу "так", "згоден", "я розумію" та "бачу". Всі вони показують, що ви це активно слухаєте.
   • Звичайно, ці словесні кивки слід робити у відповідний час під час розмови. Зачекайте перерву після інструкції чи пояснення, перш ніж це зробити.

6. 
   

   
   Майте позитивне ставлення протягом усього дзвінка. Позитивне та динамічне ставлення показує вашому начальнику, що ви впевнені, компетентні та не боїтеся зіткнутися з викликами роботи. Наприклад, якщо він закликає вас обговорити проблему, поговоріть з ним про можливі рішення, які ви можете втілити.
   • Будьте максимально сприйнятливі, навіть якщо він критикує вашу роботу чи ставлення. Прийміть критику, узагальнюючи її своїми словами, а потім обговоріть, як її виправити. Ви можете чесно висловити свої занепокоєння щодо подальшого шляху в майбутньому, але уникати виправдань за минулі помилки чи проблеми.
   • Сформулюйте своє речення, використовуючи займенник «я» замість «ти», коли ви хочете висловити свої занепокоєння або пояснити минулі проблеми. Це дозволить вашому керівнику не ставити себе в оборону, відповідати вам негативно або на удар гніву. Наприклад, якщо він закликає вас обговорити з вами завдання, яке ви не змогли виконати вчасно, скажіть: "У мене виникли проблеми зі збиранням необхідної інформації", а не сказати "ви вчасно не дав мені необхідної інформації ».

7. 
   

   
   Подякуйте його. Не забудьте подякувати вашому шеф-кухару за те, що він знайшов час, щоб зателефонувати вам. Хоча саме той, хто зателефонував вам, а не навпаки, подякувати йому за те, що зателефонував вам - це чудовий спосіб показати йому свою вдячність за час, який він вам надав. Наприклад, скажіть: "Я знаю, що у вас зайнятий день, дякую, що знайшли час, щоб зателефонувати мені. "
   • Робіть це щоразу, коли ваш керівник зателефонує вам, особливо коли він робить це, щоб висловити занепокоєння, критикувати вашу роботу чи пояснити проект. Мета полягає в тому, щоб показати вам, як ви прагнете виконувати поставлені вам завдання, і подякувати йому за час, який він вам надав, - це спосіб визнати, що його дзвінок допоможе вам добре виконати роботу.

Частина 3 Відповідь на телефонний дзвінок поза робочим часом

1. 
   

   
   Відповідь на дзвінок, якщо це можливо. Якщо ваш начальник телефонує до вас після робочого часу, підберіть і обговоріть з ним, якщо це не заважає вашим іншим пріоритетам. Робити це ще важливіше, якщо ви були на цій посаді менше півроку.
   • Ваша готовність спілкуватися з вашим начальником після регулярних робочих годин покаже, наскільки ви віддані своєму бізнесу та своїй роботі.
   • Якщо ви не можете відповісти на нього, коли він дзвонить вам, підпишіть його, як тільки зможете. В ідеалі ви послухали б голос, який ви залишили, і передзвонили як можна швидше. Залежно від культури компанії та характеру дзвінка, ви можете отримати можливість, надіславши електронний лист або електронну пошту, щоб пояснити, чому ви не могли прийняти його дзвінок, якщо не можете передзвонити йому.

2. 
   

   
   Перегляньте свою корпоративну культуру. У деяких компаніях роботодавець вимагає від працівника підтримувати зв’язок по телефону та електронній пошті, незалежно від часу та дня. Хоча це може здатися несправедливим, вам все одно доведеться сприймати це як частину культури компанії, якщо ви хочете продовжувати працювати над цим.
   • Якщо ви не знаєте, яких правил дотримуватися, зблизьтесь із колегами. Ви можете дізнатися, що ви можете почекати кілька годин, перш ніж відповісти, або що всі негайно реагують. Знайдіть потрібну інформацію та застосуйте її.

3. 
   

   
   Будьте позитивними та дійте відповідно до ситуації. Завжди будьте ввічливі та позитивні, слухаючи свого роботодавця, навіть поза робочим часом. Це означає, що ви повинні подивитися на кожну ситуацію окремо, перш ніж вирішити, як на неї реагувати.
   • Наприклад, якщо ваш роботодавець критикує вас або дає вам вказівки щодо роботи, робіть замітки під час розмови, але не соромтесь продовжувати свою позапрофесійну діяльність після закінчення дзвінка. Якщо завдання, яке він вам дав, не є нагальним, ви можете відкласти його та виконати у звичайний робочий час.
   • З іншого боку, якщо це надзвичайна ситуація, ви повинні поставити себе одночасно і вирішити проблему, не втрачаючи ні секунди, відповідно до побажань вашого начальника.

4. 
   

   
   Оцініть задоволеність вашою роботою. Ваш начальник не може з розумом очікувати, що ви будете доступні 24 години на добу, 7 днів на тиждень, проте немає гарантії, що його очікування будуть розумними. Якщо ваш начальник телефонує вам регулярно через години, і це змушує вас почувати себе некомфортно або тривожно, подумайте про пошук іншої роботи.
   • Вимкніть свій мобільний телефон, якщо ви знаєте, що ваш роботодавець дзвонить через години, але якщо ви не об'єднані, вас, можливо, можуть звільнити будь-коли. Ваш начальник може відступити, якщо він помітить, що ви не відповідаєте на його дзвінки після робочого часу або відправляєте вас за це назад.