Як поводитися з дебіторською заборгованістю

Зміст

• етапи
• Частина 1 Визначення кредитних практик
• Частина 2 Рахунки клієнтів
• Частина 3 Подальше спостереження за дебіторською заборгованістю
• Частина 4 Застосування методів обліку дебіторської заборгованості

Якщо ви є власником кредитної установи та надаєте кредит своїм клієнтам, важливо визначити процедури щодо дебіторської заборгованості. Кредитний клієнт - це коли ви дозволяєте клієнту отримати послугу або негайно заволодіти продуктом в обмін на обіцянку сплатити вам пізніше. Іншими словами, ви дозволяєте йому заволодіти вашими продуктами, перш ніж вони навіть вам заплатять. Якщо ви приймаєте кредитні картки, компанія-емітент управляє ризиками. У випадку, якщо клієнтам доведеться платити чеком або готівкою, ви повинні перевірити платежі та керувати ризиками. Справа з дебіторською заборгованістю полягає у встановленні процедур кредитування кредитів, генерування рахунків-фактур, ведення виписок про належні та отримані платежі та виконання облікових функцій.

етапи

Частина 1 Визначення кредитних практик

1. 
   

   
   Розробити процедуру подання кредиту. Визначте, чи хочете ви надавати кредит фізичним особам чи лише компаніям. Попросіть усіх своїх клієнтів заповнити заявку, щоб оцінити їхню кредитоспроможність. Перевірте рахунки всіх заявників на кредит.
   • Особи повинні вказати своє ім’я, контактну інформацію, інформацію про роботу та номер соціального страхування.
   • Підприємства повинні вказати назву своєї компанії, контактну інформацію для свого бухгалтерії, кредитну історію інших компаній та прізвища їх директорів.

2. 
   

   
   Встановіть загальні умови продажу. Розробіть документ, що пояснює ваші потреби та зобов'язання клієнта. Також вкажіть термін платежу. Наприклад, ви можете вказати, що платежі необхідно здійснити протягом 30 днів після покупки. Вкажіть суму процентів, що підлягають сплаті за прострочення платежу. Вкажіть, що клієнту доведеться сплатити збори за повернені чеки або стягнення боргу.
   • Клієнти повинні мати можливість підписати форму, щоб підтвердити, що вони прочитали та зрозуміли пункти.

3. 
   

   
   
   
   Поважайте закони про споживчий кредит. Споживчий кредит - це договір, за яким позикодавець надає позичальникові (фізичним чи фінансовим корпораціям) повернуту суму грошей на фінансування закупівлі товарів та послуг. У Франції закон Лагард реформував споживчий кредит з метою захисту споживачів. Цей закон також накладає нові зобов'язання на кредиторів. Ось деякі положення, передбачені цим законом.
   • Кредитори ні в якому разі не повинні рекламувати, що кредит покращує ситуацію з клієнтом.
   • Кредитор вільний обирати страхування, яке йому найбільше підходить.
   • Кредитні установи зобов'язані перевірити кредитоспроможність позичальника та переконатися, що позичальник не зареєстрований у файлі FICP.
   • Щоб дізнатися більше про закони, що регулюють споживчий кредит, дивіться цю статтю.

Частина 2 Рахунки клієнтів

1. 
   

   
   
   
   Зрозумійте, що таке вексель. Рахунок-фактура - це документ, який покупець отримує від продавця в момент продажу. У ньому детально описуються продані товари та послуги, їх вартість та дата, коли очікується оплата. Рахунок-фактура відрізняється від квитанції. Квитанція про покупку видається лише в тому випадку, якщо клієнт оплачує в повному обсязі на момент придбання. Якщо він платить пізніше або поетапно, ви повинні видати йому рахунок.
   • Рахунок-фактура відрізняється від виписки. Виписка надсилається замовнику з однією або декількома поточними рахунками-фактурами та вказує загальну належну суму. Основна його роль - спрощення процесу виставлення рахунків.

2. 
   

   
   Виберіть спосіб оплати. Для вас доступні два варіанти: ви можете самостійно оформити рахунки-фактури або найняти компанію для цього. Якщо ви тільки починаєте, зробіть це самостійно. Ви зможете поглибити свої знання щодо фінансів своєї компанії. Пізніше ви можете дати це завдання іншій людині.

3. 
   

   
   Включіть всю релевантну інформацію до рахунку-фактури. Чітко напишіть слово наклад. Включіть інформацію для ідентифікації замовника та продуктів чи послуг, які були надані. Не забудьте чітко вказати своє ім’я, назву бізнес-підрозділу та адресу, на яку клієнти повинні надсилати платежі.
   • Присвоїти кожному рахунку-фактуру унікальний номер.
   • Чітко вказуйте дату.
   • Вкажіть ім'я та адресу клієнта, а також найменування та адресу вашої компанії.
   • Чітко вказуйте придбані товари чи послуги, а також дату придбання.
   • Вкажіть належну суму та дату погашення платежу.

4. 
   

   
   Виберіть, щоб оформити електронні або паперові рахунки-фактури. Ви можете надсилати паперові накладні електронною поштою, електронні рахунки-фактури електронною поштою або і те й інше. Клієнти повинні вказати, як вони хочуть отримувати рахунки. Електронне виставлення рахунків зручніше та дешевше, ніж паперові рахунки. Однак деякі клієнти не люблять розкривати фінансову інформацію в Інтернеті. Крім того, якщо клієнт змінить електронну адресу, у вас можуть виникнути проблеми з контактом з ним.

5. 
   

   
   Спробуйте прикласти конверт до відповіді до рахунку. Клієнти зможуть легше відправити свій платіж. Введіть свою адресу прямо на конверт. За бажанням візьміть конверт вікна, надрукуйте свою адресу на рахунку-фактурі та попросіть клієнта переконатися, що у вікні відображається ваша адреса. Якщо клієнт зазвичай платить онлайн або особисто, зробіть це. Якщо клієнт не хоче отримати конверт для відповідей, збережіть ці витрати.
   • Щоб полегшити процес оплати, створіть систему прямого депозиту для автоматичного відрахування дебіторської заборгованості за фактурними цінами. Взагалі налаштувати таку систему легко через свої банки.

Частина 3 Подальше спостереження за дебіторською заборгованістю

1. 
   

   
   Вибір системи управління боргом. Ви можете віддати перевагу автономним системам введення даних за допомогою Excel. Однак якщо ваша компанія зростає, ви можете автоматизувати процес управління за допомогою програмного забезпечення для управління боргом, наприклад QuickBooks. Ви також можете використовувати веб-інструменти фінансового менеджменту, такі як Mint або FreshBooks.

2. 
   

   
   Використовуйте вручну систему кредитної звітності. У вас буде можливість підготувати електронну таблицю в Excel. Створіть стовпці для дати, імені клієнта, належної суми, номера рахунку та дати платежу. Введіть інформацію в графік, щоб надсилати рахунки та отримувати платежі.
   • Вам потрібно буде створити шаблон рахунків-фактур і використовувати його для видачі всіх рахунків-фактур.
   • Зберігайте файл дебіторської заборгованості та папку з оплаченими рахунками-фактурами.
   • Неоплачені рахунки зберігаються у файлі дебіторської заборгованості.
   • Після сплати рахунків, видаліть їх безпосередньо з файлу дебіторської заборгованості та помістіть їх у папку з оплаченими рахунками.

3. 
   

   
   Відстежуйте дебіторську заборгованість за допомогою програмного забезпечення. Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку з можливістю дебіторської заборгованості, ви можете використовувати його, щоб легко відслідковувати рахунки-фактури та належні платежі. Ви можете безпосередньо редагувати інформацію про клієнтів та продажі в системі. Це дозволить вам автоматично генерувати паперові та електронні рахунки-фактури. Якщо система використовує Інтернет, ви можете надсилати рахунки безпосередньо клієнтам електронною поштою. У вас є можливість скласти звіт, який підкаже вам, які рахунки-фактури ще є непогашеними, тому вам не доведеться зберігати окремі паперові файли для оплачених та неоплачених рахунків.
   • За допомогою програмного забезпечення бухгалтерського обліку ви також можете класифікувати рахунки-фактури в хронологічному порядку. Цей процес складається з відокремлення неоплачених рахунків за кількістю днів затримки платежу, що дозволяє застосовувати політику стягнення, яка передбачає певні заходи, коли платежі затримуються на 30, 60 або 90 днів.

4. 
   

   
   Видавати клієнтам щомісячні виписки з рахунку. Виписка про рахунок відрізняється від рахунка-фактури. Він видається раз на місяць і детально описує всі суми, які залишаються заборгованими за старими рахунками. У виписці з рахунку також вказуються отримані платежі. Нарешті, у цьому документі зазначено будь-який перенесений баланс, який залишається невиплаченим. У випадку неоплачених рахунків має бути створена система для ідентифікації, відстеження та відновлення непогашених рахунків.

Частина 4 Застосування методів обліку дебіторської заборгованості

1. 
   

   
   Використовуйте програмне забезпечення для обліку для автоматизації процесу. Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку дозволить не тільки виробляти рахунки-фактури, але й автоматично налаштовувати щомісячну фінансову звітність. Перевага такої автоматизації полягає в тому, що це економить вам багато часу і полегшує роботу, а не потрібно вручну вводити ту саму інформацію не один раз. Ще однією перевагою цієї системи є те, що у вас менше помилок, коли ви вводите різні суми або інформацію про різні звіти.

2. 
   

   
   Зробіть заяву про продаж послуг у кредит. По-перше, зарахуйте рахунок продажу на суму, належну за послугу. Потім дебетуйте дебіторську заборгованість на ту саму суму. Коли клієнт платить, списати з поточного рахунку сплачену суму. Потім зарахуйте рахунок клієнта на ту саму суму.
   • Припустимо, ви надсилаєте замовнику 5000 доларів за надання послуги.
   • Забезпечте дебет дебіторської заборгованості 5000 євро. У балансі дебіторська заборгованість, яка відображається в активі, збільшується.
   • Витратьте кредит на суму 5000 € на продажі. Зростання продажів у фінансовій звітності.

3. 
   

   
   Складіть заяву про продаж товарів у кредит. По-перше, розмістіть у журналі записи про облік продажу та пов'язаної з ними дебіторської заборгованості. Так само, як ви зробили за послугу, ви повинні кредитувати продаж та дебіторську заборгованість. Тоді розгляньте зменшення запасів, проданих замовнику, як вартість та заощадите.
   • Припустимо, ви здійснили комерційну операцію на суму 10 000 доларів, в якій ви продали замовнику товари на суму 7000 доларів.
   • Введіть кредитну позику в розмірі 10 000 євро на продаж та дебетовий запис на суму 10 000 євро за дебіторською заборгованістю.
   • Потім запишіть дебет у 7000 євро до вартості проданих товарів. Це у формі витрат у фінансовій звітності. Потім запишіть внесок на суму 7000 доларів США на інвентарний рахунок. Відсутність товарних запасів зменшується на 7000 євро в балансі.

4. 
   

   
   Розмістити погані борги. Найкращим методом визнання безнадійної заборгованості є оцінка кількості неоплачених рахунків, що накопичуються щомісяця в записах журналу. За допомогою цієї методики можна зафіксувати погані боргові витрати в тому ж місяці, коли були видані рахунки-фактури.Це узгоджується з принципом примирення, згідно з яким всі витрати повинні бути визнані в тому ж місяці, що й отримані доходи.
   • Якщо ви не накопичуєте погану заборгованість і просто розраховуєте врахувати погану заборгованість, коли клієнт не платить, це порушує принцип примирення.
   • Наприклад, якщо ви підрахуєте, що рахунок в розмірі 40 000 євро не буде сплачено протягом одного місяця, перейдіть до реєстрації витрат на суму 40 000 євро на рахунку поганих боргів. Це відображається як стаття витрат у вашій фінансовій звітності.
   • Крім того, розмістіть бухгалтерський запис кредиту на ту саму суму на рахунку резерву для сумнівних рахунків у балансі.
   • Виявляючи рахунки, які залишаються неоплаченими, вам потрібно зняти гроші лише з рахунків, що не мають поганої заборгованості, та кредиторської дебіторської заборгованості.

5. 
   

   
   Розміщуйте знижки за дострокову оплату. Якщо ви запропонуєте знижку на авансовий платіж, замовник заплатить менше, ніж загальна сума на рахунку-фактурі. Потім збережіть спред як зменшення прибутку на рахунку зі знижкою від продажу. Це дозволить перевірити невідповідності у звіті про прибутки та збитки.
   • Припустимо, ви надсилаєте клієнту рахунок у розмірі 1000 доларів і ви даєте йому 10% знижку, або 100 євро, за оплату на 10 днів раніше. Однак цей клієнт платить лише 900 €.
   • Пройдіть запис на суму 1000 євро заборгованості.
   • Списати 900 € на продаж та 100 € на рахунок продажу.

6. 
   

   
   Підготуйте історичний звіт про дебіторську заборгованість. Такий звіт дасть вам інформацію про всі непогашені рахунки-фактури. Він побудований так, щоб показати, скільки старих рахунків. Наприклад, можуть бути стовпчики для поточних рахунків, ті, що мають прострочену оплату від 0 до 15 днів, 16 - 30 днів, 31 - 45 днів і більше 45 днів. Ви можете використовувати його для оцінки поганої заборгованості. Ви також можете використовувати цей звіт для виявлення рахунків-фактур, які потребують подальших дій.