Як відстежувати витрати за допомогою Microsoft Excel

Зміст

• етапи
• Спосіб 1 Робота з шаблоном для Excel
• Спосіб 2 Створіть власну електронну таблицю

Багато компаній використовують Microsoft Excel для відстеження витрат деяких департаментів чи суспільства загалом. Оскільки Excel часто постачається з персональними комп'ютерами, обладнаними Windows, якщо у вас є Excel вдома, ви також можете використовувати його для відстеження рахунків. Існує багато шаблонів для відстеження його витрат на сайті Microsoft, але також на інших сайтах і останні версії Excel також містять шаблон для відстеження його витрат за допомогою попередньо встановлених шаблонів. Ви також можете створити свій власний шаблон в Excel, щоб досягти того ж результату.

етапи

Спосіб 1 Робота з шаблоном для Excel

1. 
   

   
   Виберіть попередньо встановлений шаблон. Останні версії Excel містять шаблон, який відстежує витрати з іншими моделями, які використовуються в інших ситуаціях. Ви можете отримати доступ до них та використовувати їх для відстеження рахунків-фактур за допомогою Excel.
   • У Excel 2003 виберіть новий → файл, вибрати На комп’ютері на панелі завдань Новий зошит вивести діалогове вікно з моделями.
   • У Excel 2007 виберіть новий → файл, Це відкриє вікно Новий зошит, вибрати Встановлені шаблони в меню шаблону на лівій панелі. вибирати Особистий щомісячний бюджет в рубриці Встановлені шаблони з центральної панелі та натисніть на створити.
   • У Excel 2010 натисніть файл → новий, вибирати Зразкові моделі у верхньому розділі доступної панелі шаблонів та виберіть Особистий щомісячний бюджет у вікні, яке з'явиться перед підтвердженням, натиснувши створити.

2. 
   

   
   
   
   Виберіть онлайн-шаблон. Якщо шаблон особистого бюджету за замовчуванням, який надає Microsoft, вас не цікавить, ви також можете знайти його в Інтернеті. Ви можете завантажити його з стороннього веб-сайту або перейти через Excel, щоб перейти на сайт Microsoft.
   • Для Excel 2003 ви можете обрати шаблон, який найкраще підходить вам із бібліотеки Microsoft Office за адресою https://templates.office.com. Потім виберіть лонглет перевершувати щоб знайти модель, яка вас цікавить.
   • У Excel 2007 виберіть бюджети у розділі Microsoft Office у діалоговому вікні «Новий ноутбук». Для підключення до бібліотеки моделей потрібно мати робоче з'єднання з Інтернетом.
   • У Excel 2010 виберіть бюджети у розділі "Office.com" доступної панелі шаблонів. Для того, щоб підключитися до нього, ви також повинні мати робоче з'єднання з Інтернетом.

3. 
   

   
   
   
   Введіть інформацію у відповідні комірки. Точна інформація залежить від моделі, яку ви використовуєте.

4. 
   

   
   Збережіть електронну таблицю. Ви можете або використовувати ім'я, яке шаблон вибрав для електронної таблиці, або ви можете змінити його, щоб знайти те, що вам запам’ятається легше. Можливо, буде достатньо додати своє ім’я та поточний рік у файл.

Спосіб 2 Створіть власну електронну таблицю

1. 
   

   
   Відкрийте Excel.

2. 
   

   
   Введіть назву аркуша в комірку А1. Використовуйте ім’я, яке для вас щось означає, наприклад "особистий бюджет", "відстеження витрат" чи щось подібне. Не ставте лапки, коли ви пишете ім'я, вони є лише там, щоб вказати, що вони є прикладами.

3. 
   

   
   Введіть заголовок стовпців у другий ряд. Ось декілька пропозицій щодо назви (по порядку): дата, бенефіціар, примітка, витрат, дохід і баланс, Введіть ці заголовки в клітинки від A2 до G2. Можливо, вам доведеться відрегулювати ширину, щоб розмістити довші заголовки.
   • Після того, як ви реалізували заголовок електронної таблиці та заголовки, використовуйте функцію Заморозьте рядок щоб рядок із заголовками стовпців піднімався вгору та вниз під час прокрутки екрана. Ця опція є в меню вид в Excel 2003 і новіших версіях, а також опція вікно з меню вид в Excel 2007 та 2010.

4. 
   

   
   Перші витрати введіть у третій ряд.

5. 
   

   
   Введіть формулу балансу в G3. Оскільки це перший запис для балансу, це буде результатом різниці між витратами та доходами. Спосіб його налаштування залежатиме від того, що ви хочете отримати: витрати або гроші, які ви залишили.
   • Якщо ви встановите електронну таблицю для пошуку в основному своїх витрат, формулою балансу буде "= E3-F3", де E3 - клітина, яка містить витрати, а F3 - та, яка містить дохід. Якщо ви використовуєте формулу такого типу, загальні витрати стануть додатною цифрою, і це буде легше зрозуміти.
   • Якщо ви встановите електронну таблицю, щоб дізнатися, скільки грошей у вас залишилося, формула балансу буде "= F3-E3". Якщо ви будете дотримуватися цього рішення, на аркуші буде показано позитивне число, коли у вас більше грошей, ніж готівка, але негативне, коли у вас більше виходів, ніж повернення готівки.

6. 
   

   
   Введіть свій другий рахунок у четвертий ряд.

7. 
   

   
   Введіть формулу балансу в G4. Оскільки ви хочете, щоб цей новий рахунок врахував попередній, вам слід додати результат різниці між витратами та доходами, отриманими у рядку вище.
   • Якщо ви встановили електронну таблицю, щоб дізнатись, скільки ви витрачаєте, формула балансу буде "= G3 + (E4-F4)", де G3 - клітина, яка містить попередній баланс, E4 - ця, що містить витрати, а F4 - та, яка містить витрати який містить дохід.
   • Якщо ви встановили електронну таблицю, щоб дізнатися, скільки грошей у вас залишилося, формула балансу повинна бути "= G3 + (F4-E4)".
   • Дужки навколо комірок, які представляють різницю між витратами та доходами, не є обов'язковими, вони є лише для того, щоб зробити формулу трохи легшою для розуміння.
   • Якщо ви хочете, щоб комірка з залишком залишалася порожньою, поки не буде вставлено повний запис, ви можете використовувати формулу "IF" у формулі, щоб запобігти відображенню значення, якщо в комірці дати немає даних. Ось формула, яку потрібно використовувати в цьому випадку = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), якщо ви хочете, щоб аркуш відстежував ваші витрати або = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)), якщо ви хочете знати, скільки грошей у вас залишилося. Ви можете пропустити круглі дужки навколо комірок, які представляють витрати та доходи, але не дужки після "ЯК".

8. 
   

   
   Скопіюйте формулу балансу в стовпчик G. Клацніть правою кнопкою миші на комірці G3 та виберіть копія у меню, яке з'явиться, а потім перетягніть повзунок, щоб вибрати клітинки нижче. Клацніть правою кнопкою миші у виборі та виберіть вставити у меню, яке з'явиться, щоб вставити формулу у вибрані клітинки. У Excel 2010 ви можете вибрати між вставити або Вставте формулу в меню. Формула автоматично адаптується до посилань нових комірок, щоб вказати витрати, дохід та дату (якщо ви помиєте вказані) поточного рядка та залишок, враховуючи дані ряду зверху.

9. 
   

   
   Збережіть електронну таблицю. Дайте йому ім’я, яке ви легко запам’ятаєте, наприклад Відстеження видатків.xls або Особистий бюджет.xls, Як і на аркуші на основі моделі, ви можете вказати своє ім'я та поточний рік. Не набирайте розширення файлу, Excel завантажить для вас.
   • Excel 2003 і пізніші файли збережуть файл у старому форматі ".xls", а Excel 2007 та 2010 збережуть його у новому ".xslx" форматі на основі XML, але ви все одно можете використовувати формат ".xls", якщо бажаєте. Якщо у вас є кілька комп’ютерів, і ви хочете зберегти цю електронну таблицю на обох, використовуйте один і той же формат, якщо будь-який з них має Excel 2003 або раніше, або новий формат, якщо всі вони мають Excel 2007 або новіші.