Як організувати свій офіс

Зміст

• етапи
• Частина 1 Випорожніть кабінет
• Частина 2 Перестановка офісу
• Частина 3 Підвищення ефективності

Як часто кажуть, «безладний стіл - це знак невпорядкованого духу». Утримання чистого, організованого робочого простору матиме неймовірний вплив на вашу продуктивність, фокус та вміння знаходити все необхідне. Вас може здивувати власна ефективність у вашій роботі після прибирання безладу на вашому столі. Все, що вам потрібно, - це небагато часу, дисципліна, щоб викинути речі, які вам не потрібні, і система, щоб переконатися, що все підходить.

етапи

Частина 1 Випорожніть кабінет

1. Почніть з нуля. Вам буде простіше організувати, якщо ви почнете з порожнього офісу. Видаліть усе на ньому. Вийміть предмети з шухляд (якщо такі є). Поставте все на окремий стіл або на підлогу для сортування пізніше. Після того, як ви виймете всі свої речі з офісу, буде легше уявити, як ви хочете це організувати.
   • Можливо, вам знадобиться більше часу, щоб розібрати речі, які стоять на столі, один за одним і вирішити, які викинути.

2. 
   

   
   Очистіть офіс зверху вниз. Насолоджуйтесь ретельним очищенням вашого порожнього кабінету. Пил і витріть зверху за допомогою багатоповерхового очищувача. Обробіть інкрустовані плями та відшліфуйте подряпини на дерев'яних столах. Це буде виглядати як нове, як тільки ви закінчите.
   • Переконайтесь, що у вас все вилучено з офісу, перш ніж приступати до прибирання. Інакше доведеться прибирати навколо базару.

3. 
   

   
   
   
   Відмовтеся від старих речей, якими ви не користуєтесь. Візьміть усі речі, які ви маєте з офісу, і розділіть їх на дві купи: одну на речі, які ви викинете в смітник, і одну на речі, які ви хочете зберегти. Не рухайтесь. Позбавтеся від якомога більше непотрібних речей, поки не залишитеся з голою основою. Таким чином вам буде простіше утримувати стіл в чистоті.
   • Люди часто прив’язуються до предметів, якими вони не користуються і які до них не звикли. Переможіть непотрібний бізнес, щоб дати вам більше спокою, як тільки ви закінчите.
   • Не забудьте викинути сміття, яке ви знайдете під час прибирання офісу. Вони також можуть розраховувати на більшу частину розладу.

   
   

   
   Оновіть свій простір. Огляньте свій стіл і знайдіть усе, що застаріло. Сюди входять календарі минулих років, листи, на які ви чи не відповіли, і навіть старі фотографії. Замініть ці об’єкти оновленими версіями. Викиньте їх у смітник або зберігайте в спеціальному місці. Все на вашому столі має бути новим і готовим до використання.
   • Ви маєте право триматися за речі, що мають сентиментальне значення. Якщо у вас є стара фотографія, подарунок або сувенір, який ви хочете зберегти, зберігайте його в безпечному місці і не дозволяйте йому накопичуватися на вашому столі.

Частина 2 Перестановка офісу

1. 
   

   
   
   
   Змініть макет свого офісу. Тепер прийшов час повернути свої речі на парту, але вам не доведеться відкладати їх там, де вони були. Подумайте про нові способи реорганізувати офіс, щоб скористатися наявним у вас простором. Ви можете вирішити поставити речі на їх місце, але на протилежній стороні офісу або ви можете вибрати нове місце для них. Розробіть домовленість, яка допоможе вам зосередитися під час роботи.
   • Реорганізація ваших речей на столі - це невелика зміна, яка, однак, повинна бути одноманітністю, яку ви відчуваєте, коли сідаєте на роботу і завжди бачите однакові речі в одних і тих же місцях.
   • У Китаї є навіть мистецтво, присвячене організації предметів повсякденного життя. Це "фен-шуй", і ці терапевтичні психологічні ефекти були добре продемонстровані.

2. 
   

   
   Поповнити новий бізнес. Вам не вистачає папір, ручки чи скоби? Зайдіть в магазин офісних товарів і виберіть необхідне обладнання. Складіть список, щоб нічого не забути. Зосередьтеся на речах, якими ви багато користуєтесь, і, як правило, швидко закінчуються. Коли прийде час працювати, у вас буде все необхідне.
   • Навіть якщо ваше робоче місце забезпечує усіма необхідними вам канцелярськими приладдями, вам слід тримати під рукою частину, що належить вам (наприклад, ваш улюблений тип ручки може зробити вас більш комфортним).

3. 
   

   
   Подумайте про організацію вашого бізнесу. Після того, як ви матимете гарне уявлення про зовнішній вигляд, який хочете надати своєму офісу, створіть свій бізнес там, щоб максимізувати свою продуктивність, усуваючи будь-який безлад. Наприклад, зарезервуйте середину офісу для свого комп’ютера, зберігаючи важливі предмети та документи під рукою. Крім того, що полегшить роботу, це допоможе вам не витрачати час на пошук своїх речей, оскільки вони будуть зберігатися логічно.
   • Ваша інтуїція, як правило, буде вашим найкращим посібником, щоб розповісти, куди слід запакувати речі. Якщо ви шукаєте певні речі в певних місцях, це, мабуть, найкраще місце, щоб відкласти їх.

   
   

   
   Додайте трохи стилю. Ваша мета - отримати чистий і організований офіс, але це не означає, що він повинен бути нудним. Додайте декоративні штрихи, щоб надати їй більше особистості. Деякі фоторамки, невелика статуя або весела кавова чашка можуть оживити простір та зробити тепліше.
   • Якщо ви працюєте в коробці чи в офісі, ви можете принести деякі предмети домашнього вжитку для боротьби з настроєм роботи.
   • Повісьте на стіні плакати та плакати, які мотивуватимуть вас наполегливо працювати.

Частина 3 Підвищення ефективності

1. 
   

   
   Тримайте необхідні речі під рукою. Якщо ви усвідомлюєте, що вам потрібно часто рухатися, щоб досягти об'єкта, ви повинні переконатися, що він залишається доступнішим. Подумайте про ті кроки, які ви часто робите, щоб досягти чогось на своєму столі, і розташуйте свої речі в порядку важливості. Дотримання цього підходу полегшить пошук та використання вашого бізнесу.
   • Ручки та олівці, папір, зошити, комунікаційні пристрої та цифрові аксесуари слід зберігати у відкритих місцях чи десь там, де можна легко дістатися до них.
   • Відокремте олівці та ручки в чашці, щоб вони були разом і готовими до використання, не займаючи занадто багато місця.
   • Залиште скріпки для паперу і степлери біля принтера або там, де ви обробляєте документи.
   • Ви можете заробляти до години на день, скорочуючи час, необхідний для пошуку ваших речей у безладі вашого офісу.

2. 
   

   
   Зберігайте предмети, якими ви часто користуєтесь, під рукою. Невід’ємні предмети, якими ви часто користуєтесь, можна зберігати у шухлядах, щоб ви могли їх вийняти, коли вам знадобляться. Тримайте верхні ящики для речей, які займають місце, і речей, якими ви часто користуєтесь, але їх не потрібно зберігати на столі.
   • Наприклад, ви можете виявити, що ви використовуєте комп'ютер, планшет або інші електронні пристрої частіше, ніж ручки або папір, щоб завершити свою роботу. У цьому випадку ці вторинні матеріали потрібно зберігати у вас під рукою, щоб залишити місце на столі для ваших електронних пристроїв.
   • Якщо у вас багато дрібніших предметів, ви можете придбати лотки для своїх ящиків. Вони пристосуються до простору в останньому, і вони мають відсіки різного розміру, щоб зберегти всі ваші речі видимими та добре організованими.
   • Складіть собі ментальний список пріоритетного розташування кожної речі. Якщо ви використовуєте предмет часто або важливо, щоб ви тримали його під рукою, можете залишити його на своєму столі. Якщо вона вам потрібна лише час від часу, ви можете безпечно тримати її в ящику. Якщо ви рідко використовуєте його або він не поміщається на столі, вам потрібно знайти інше місце, щоб зберегти його.

   
   

   
   Зберігайте зайвий безлад подалі від офісу. Що б ви не вирішили зберегти, але яким ви не користуєтесь часто, потрібно зберігати в іншому місці, щоб вони не накопичувалися і не захаращували вас.Сюди входять ваші особисті речі, закуски, напої та пристосування, які ви використовуєте лише в рідкісних випадках. Письмові документи слід зберігати у папках, які ви розставляєте разом у невеликій шафі, а решта - у нижньому ящику чи іншій шафі, якщо ви не збираєтесь ним користуватися. Уникайте якомога більше ставлячи речі на свій стіл, за винятком тих, що вам потрібні.
   • Спробуйте взяти за звичку зберігати свої речі після їх використання. В іншому випадку вони будуть схильні накопичуватися на вашому столі або швидко наповнювати ваші шухляди, якщо ви не звернете на це уваги.

3. 
   

   
   Використовуйте поштовий візок для своїх документів. Щоб вам було легше обходитися з усіма документами, вам слід вкласти гроші в поштовий кошик. Це неглибокі багаторівневі кошики, які дозволяють вибрати один поверх для останніх документів та інший для повернення документів, а також для пошти без відповіді або що ви вже повернули. Зберігаючи документи у поштовій кошику, папках та невеликій шафі, ви уникнете розсипання свого столу під паперами.
   • Поштовий кошик або кілька кошиків, розташованих один на одного, можуть допомогти вам усунути безлад, створений документами на вашому столі.
   • Забронюйте кошик для документів, які ви заповнили або потрібно заповнити, інший для пошти, на яку потрібно відповісти, або вже відповіли тощо.

4. 
   

   
   Тримайте контроль над спільною робочою зоною. Деяким людям доводиться використовувати спільний офіс або спільний ящик на роботі, або ваш офіс може опинитися поблизу інших столів, залишивши у вас досить обмежену робочу область. Ви все ще можете вжити заходів для управління цим спільним простором.
   • По-перше, вам потрібно переконатися, що у вас є чіткі межі щодо того, хто чим володіє. Тоді ви можете почати організовувати свій власний розділ, максимізуючи його зберігання та ефективність.
   • Покладіть тег на свої особисті речі та тримайте їх поруч із тим, де ви сидите. Визначте документи, які належать вам, і зберігайте їх в окремих палітурках, які ви потім покладете в ящики або шафу.
   • Виберіть загальний простір для зберігання речей, якими ви поділитесь, щоб невпорядкованість не почалася повільно у вашому особистому просторі.
   • Носіть сумку або рушник, щоб допомогти зберігати свої речі. Якщо ви працюєте в спільному просторі, ви, можливо, не зможете зберегти стільки приладдя та аксесуарів, скільки вам потрібно на столі та в ящиках.
   • Звичайте регулярно зберігати та прибирати, щоб підтримувати чистий офіс чи робоче місце. Чим більше людей зосереджено в обмеженому просторі, тим більше сміття, паперів і розладів накопичується.

• При організації офісу на роботі зберігайте мінімум особистих предметів та прикрас. Чим більше об’єктів у вас на робочому столі, тим більше місця ви будете відчувати хаотичність та неорганізованість.
• Переконайтеся, що ви знайшли офісне крісло, яке добре підтримує вашу спину. Якщо ви не будете зберігати гарну поставу, це може вплинути на ваше здоров'я та настрій.
• Налаштуйте систему зберігання, щоб завжди знати, що вже готово, що потрібно закінчити і що ви можете викинути. Організовуйте проекти, виходячи з їх важливості та прогресу.
• Тримайте біля свого офісу кошик з макулатурою, щоб утилізувати його відразу. Якщо ви відкладете це, вони накопичуються.
• Поставте ярлики на ящики, щоб дізнатися, де ваші речі, щоб вам не довелося шукати всюди, коли вони вам потрібні.
• Купуйте та використовуйте прості ящики для зберігання, щоб допомогти вам керувати безладом. Деякі предмети потрібно буде тримати під рукою, зберігаючи їх десь. Ви можете помістити їх під парту, сусідню або навіть в іншу кімнату.
• Якщо ви хочете повозитися, можете спробувати виготовити власні засоби зберігання з унікальних та персоналізованих матеріалів.
• Якщо у вас не вистачає місця на столі для лампи, купіть одну з парою плоскогубців, яку ви кріпите до краю.
• Позбавтеся від усіх можливих відволікань. Це допоможе вам залишатися психічно організованими.
• Придбайте шафу для подачі, пробивання дірок та роздільники, щоб упорядкувати документи.
• Якщо у вас на робочому столі комп'ютер, вам потрібно впорядкувати файли. Також слід подумати про очищення внутрішньої частини комп'ютера та ноутбука.
• Намагайтеся тримати блокнот під рукою, якщо ви хочете щось написати.

• Переконайтеся, що ви пам’ятаєте, де зберігаєте свої речі. Якщо у вас є багато інструментів, гаджетів чи папок, які вам потрібно запам’ятати, ви можете скласти список розташування всіх речей у вашому офісі, щоб допомогти вам залишатися організованими.
• Безлад на вашому столі знизить вашу продуктивність. Ідіть легко, і ви будете більш ефективними у своїй роботі.