Як ефективно організувати свій час

Зміст

• етапи
• Частина 1 Оцініть поточне управління вашим часом
• Частина 2 Уникнення відволікань
• Частина 3 Ефективне використання свого часу

Всі коли-небудь чули, як хтось скаржиться, що в день не вистачає годин, щоб зробити все, що їм потрібно. Деякі основні поради щодо організації та управління своїм часом можуть допомогти вам максимально використати свій час. Навчившись ефективно організувати свій час, ви зможете досягти ще багатьох речей.

етапи

Частина 1 Оцініть поточне управління вашим часом

1. 
   

   
   Дотримуйтесь щоденних занять. Слідкуйте за тим, що ви робите щодня і записуйте різні способи, які ви проводите. Ви здивуєтеся, побачивши, скільки часу ви витрачаєте в день, коли порівнюєте його з тим часом, який ви витрачаєте на те, що вам належить зробити.
   • Не забудьте відзначити більш марні заняття, наприклад, коли ви готуєте сніданок, займаєтесь домашньою роботою, коли душите і т.д.

2. 
   

   
   Запишіть усі свої дії в зошит. Як тільки ви спостерігали за всіма своїми діями і підрахували, скільки часу ви витрачаєте на їх виконання, запишіть це в зошит. Покладіть усю інформацію в один і той же зошит, тому що ви зможете легше визначити шаблони, які повторюються, та часи, коли ви втрачаєте час, якщо побачите їх усі на одній сторінці.
   • Нічого не пам’ятайте і чітко записуйте кожен запис у зошиті. Не групуйте окремі події в один запис, не занижуйте незначні завдання та записуйте точний час, коли оцінюєте, як розбивається ваш день.
   • Це може бути корисно згрупувати певні види діяльності в категорії. Наприклад, ви можете помітити синю домашню роботу, червону робочу діяльність та захоплення чорним кольором. Це допоможе вам краще уявити, як ви проводите свій час.

3. 
   

   
   
   
   Оцініть свій час. Ви витрачаєте годину, не роблячи нічого? Дві години, щоб вирішити, де поїсти? Вісім годин для серфінгу в Інтернеті? Знайдіть шаблони, які розповідають про те, як ви проводите свій час, і визначте, яка діяльність потрібна, а яка не потрібна.
   • Ви втрачаєте час, тому що вам не вистачає контролю над собою? Ви кладете речі занадто часто на ніч? Чи приймаєте ви занадто велику відповідальність? Це питання, які ви повинні задати собі, оцінюючи, як ви проводите свій час.
   • Ви можете зрозуміти, що ділите день так, що не має сенсу. Наприклад, можливо, не розумно працювати за півгодини до того, як витратити десять хвилин, роблячи неважливі речі, перш ніж повернутися на роботу за півгодини. Ви будете більш зосередженими та продуктивними, якщо будете працювати годину та піклуватися про менш важливі речі пізніше.
   • Краще, щоб ви вирішили свої завдання, розбивши їх. Цей метод просить виділити певну кількість часу на одне завдання, не відволікаючись.

4. 
   

   
   
   
   Подумайте про коригування. Тепер, коли ви точно знаєте, чим займаєтесь у свій час, починайте вносити активні корективи у свій графік. Обов’язково визначте сфери, які ви не можете зменшити. Це не тому, що щось забирає багато часу, що це час, який ти марнуєш.

5. 
   

   
   Знайдіть, що не так. Якщо ви витрачаєте три години на день, надсилаючи робочі документи, навряд чи ви зможете скоротити кількість часу, який ви витратите на цю діяльність. Однак якщо ви направляєте чотирьох або п’ятьох співробітників між робочими місцями, ви, можливо, зможете скоротити кількість часу, яке ви витрачаєте на цю діяльність.

6. 
   

   
   Змініть свої звички. Якою б не була проблема з керуванням своїм часом, рішення завжди є. Після того, як ви знайшли час, на який витрачаєте свій час, або на те, як слід проводити свій час, вам доведеться докласти спільних зусиль, щоб змінити звички управління часом.
   • Якщо ви витрачаєте занадто багато часу, займаючись домашніми справами або готуючи їжу, подумайте про те, щоб найняти економку чи кухаря. Для деяких людей їх час коштує більше, ніж їх гроші.
   • Ви можете провести добру частину свого дня безцільно серфіруючи в Інтернеті. Ви можете обмежити доступ до певних сайтів чи соціальних мереж, коли вам потрібно скоріше працювати чи робити щось інше.

Частина 2 Уникнення відволікань

1. 
   

   
   Визначте відволікання у своєму житті. Постійні відволікання є найбільшою загрозою правильного управління часом. Вам потрібно зрозуміти, на які види діяльності чи на яких людей витрачається ваш час. Незалежно від того, що це друг, який ніколи не перестає розмовляти, або винне задоволення, яке відводить вас від своєї роботи, вам потрібно знайти способи уникнути всього, що витрачає ваш час.
   • Якщо ви витрачаєте багато часу на те, що не дає бажаних результатів, вам, мабуть, слід відволікатися у вашому житті.
   • Якщо ви працюєте в офісі, ви, мабуть, вважаєте багатьох своїх колег відволікаючими. Уникайте зайвих розмов, коли у вас є справи. Однак не забувайте, що ваше ставлення в офісі так само важливо для прогресу вашої кар’єри, як і ваші навички управління часом, тому ви не повинні бути поганими.

2. 
   

   
   Уникайте довгих розмов по телефону. Якщо ви проводите багато часу, висячи по телефону, можливо, вам доведеться відрегулювати звички спілкування. Часто ви можете домогтися швидших результатів за допомогою "віч-на-віч", а не за допомогою телефонних обговорень, тому вам потрібно скоротити кількість часу, який ви проводите на висі.
   • Багато телефонних розмов, особливо на початку чи в кінці, включають непотрібні чи непотрібні дискусії. Люди схильні відхилятися від теми, поки вони перебувають по телефону, тому вам доведеться звернути увагу. На зустрічах віч-на-віч ви відчуваєте більше зобов’язання обговорювати лише тему, яка вас цікавить. Це відбувається тому, що немає інших відволікань, коли ви перебуваєте перед вашим абонентом.

3. 
   

   
   Не проводьте занадто багато часу в Інтернеті. Багато людей використовують мережу як важливий інструмент для виконання завдань, які необхідно виконати. Однак є так само багато тих, хто балується читанням марних статей чи спортивних новин чи переглядом фотографій зірок, котів чи цуценят. Залишайтеся зосередженими, поки користуєтесь Інтернетом. Є програми, які можна встановити, що блокують певні додатки, сайти та домени, щоб зменшити відволікання, які пропонує Інтернет.
   • Уникайте Facebook та інших соціальних мереж, коли вам слід зосередитись на чомусь іншому.
   • Ви також витратите багато часу на пошук різних тем у Google. Ви можете подумати, щоб зробити швидкий пошук по одній темі, і перш ніж це знати, ви витратили три години на пошуки глибини Мережі.

4. 
   

   
   Використовуйте знак "не турбувати". Ви, мабуть, знаєте цей знак, який висить на дверях готельних номерів. Це може бути настільки ж ефективно в офісі або на робочому місці. Ви можете підібрати такий вид знака, вибравши той, який знаходиться в сусідньому готелі, де ви будете зупинятися, або роздрукувавши його вдома, який ви зможете повісити на двері офісу, коли це стане необхідним. Це допоможе вам уникнути зайвих розмов, які будуть відволікати вас від вашої роботи.
   • Якщо ви працюєте вдома, важливо мати виділений простір тільки для роботи. Не працюйте в загальних приміщеннях будинку, оскільки телевізор, телефонна або відеоігрова консоль може легко відволікти вас від вашої роботи.

5. 
   

   
   Знайдіть час для неминучих відволікань. Є деякі відволікання, яких люди просто не можуть уникнути. Іноді до вас приходить ваш начальник, щоб обговорити речі та інші, або старший член вашої родини, який потребує допомоги у простих речах. Які б не були ці неминучі відволікання, якщо ви підготуєтесь заздалегідь, вони не заважатимуть часу, необхідному для інших проектів чи заходів, які вам потрібно виконати.

Частина 3 Ефективне використання свого часу

1. 
   

   
   Напишіть усе. Не покладайтеся на свою пам’ять, щоб виконати завдання, які потрібно виконати. Запишіть все, що вам потрібно зробити, в одному місці та будьте готові часто доводитись до цього списку для досягнення своїх цілей.
   • Навіть якщо задане завдання здається вам другорядним чи другорядним, відзначте його. Ваш календар має бути заповнений невеликими коментарями, наприклад, "зателефонуйте Джону", "шукайте норми прибутку" або "надішліть його начальнику".
   • Постійно тримайте зошит із собою, щоб записувати завдання, які з’являються. Ви думаєте, що згадаєте їх написати пізніше, але цього не зробите.

2. 
   

   
   Використовуйте календар. Додавши простий календар до своїх інструментів, які допомагають вам організувати, ви можете організувати свій час ефективніше. Пишіть нові терміни, домашні завдання чи зустрічі, коли вони складають ваш графік. Щоранку витрачайте час, щоб перечитати календар, щоб дізнатися, що попереду.

3. 
   

   
   Уникайте перевантажень. Впорядкуйте свій графік, щоб уникнути занадто багато справ чи відповідальності за занадто багато проектів одночасно. Перевірте свій календар, перш ніж приймати що-небудь, щоб переконатися, що у вас є час. Це допоможе вам бути організованим та регулярно переглядати свій календар.

4. 
   

   
   Усуньте відволікання. Впорядковуйте свій час продуктивно, усуваючи елементи, які можуть відволікати або змусити вас втратити зір вашої мети або запізнитися. Тримайте телевізори та ігрові консолі подалі від кімнати, де ви навчаєтесь або платите рахунки, щоб зосередитись лише на тих завданнях, які потрібно виконати спочатку, і зберегти хобі на потім.

5. 
   

   
   Організуйте свої завдання. Ефективно керуйте своїм часом, організуючи спочатку виконання важливих чи нагальних завдань. Відзначте це у своєму календарі, виділивши його спеціальним кольоровим маркером або розмістивши наклейку. Спершу подбайте про ці невідкладні заходи, щоб приділити собі достатньо часу для їх закінчення, а потім працюйте над менш терміновими діями, як тільки закінчите перші.
   • Не соромтесь час від часу змінювати свої пріоритети. Є речі, які можуть з’явитися в останній момент і швидко вимагають вашої уваги. Вам доведеться перестати займатися тим, що ви робите, а іноді переорієнтувати свою енергію та час на діяльність в останню хвилину. Просто переконайтеся, що це відбувається не надто часто.
   • Якщо ви усвідомлюєте, що постійно переставляєте свої пріоритети протягом дня, щось не так. Навіть якщо вам доведеться очікувати незначних змін у використанні часу, якщо вам доведеться постійно вносити зміни, це може бути через те, що ви не правильно організували свою діяльність з самого початку.

6. 
   

   
   Будьте реалістичні. Дайте собі реалістичний час для виконання кожного зі своїх завдань. Якщо ви думаєте, що на діяльність буде потрібно півгодини до години, приділіть собі годину. Залишаючись реалістичними щодо того, як триватиме діяльність, ви уникаєте перевантажуватися чи запізнюватися.
   • Профілактика завжди краще, ніж вилікувати, і дасть вам більше часу, ніж потрібно. Якщо ви закінчите своє завдання раніше, ви можете перейти до наступного завдання, яке не повинно впливати на вашу продуктивність.

7. 
   

   
   Організуйте основні заходи. Не забудьте порахувати час, необхідний для основних занять, таких як їжа або душ. Це може здатися вам природним, але важливо витратити час на їх виконання серед інших ваших занять, щоб не забути їх чи не запізнитися.

8. 
   

   
   Використовуйте систему нагадувань. Налаштуйте просту систему нагадувань на додаток до свого розкладу, щоб допомогти вам запам'ятати важливі завдання та терміни. Використовуйте повідомлення про своє повідомлення або сповіщення на своєму телефоні в певний час дня, щоб пам'ятати, щоб зробити щось або запланувати діяльність. Ця система допоможе вам нічого не забути.
   • Уникайте покладатися на інших, щоб пам’ятати, що вам потрібно зробити. Вони, напевно, забудуть вас, як ви забули б про себе.
   • Якщо вам потрібно зробити щось дуже важливе, організуйте багато нагадувань. Ви можете ігнорувати повідомлення по телефону або попередження по телефону.

9. 
   

   
   Попросіть допомоги. Попросіть когось допомогти вам або делегувати більш прості завдання, якщо це необхідно. Ви допоможете собі в управлінні своїм розкладом, якщо ви будете пишатися собою і попросите когось зробити нескладні завдання, такі як допомога в роботі по дому або приготування вечері, коли ви зайняті.
   • Обов’язково делегуйте свої обов'язки кваліфікованим особам. Недостатньо закінчити задану справу, ви також хочете, щоб вона була добре виконана.
   • Не переймайте звичку постійно просити допомоги у своїх колег. Це вказує на те, що ви не знаєте, як керувати своїм часом. Ви будете ледачим і немотивованим.

10. 
    

    
    Оцініть свою продуктивність. Час від часу потрібно зробити крок назад і проаналізувати те, що ви досягли, якість вашого виступу та час, який він вам зайняв. Усвідомивши ці аспекти вашої роботи та свого життя, ви зможете внести зміни у свій графік та свої щоденні звички, які можуть принести напрочуд ефективні результати.

11. 
    

    
    Заохочуйте себе. Якщо ви будете працювати важко або занадто багато, ви досягнете стадії виснаження, і вам буде складно сконцентруватися навіть на найпростіших завданнях. Тоді вам доведеться час на час відсвяткувати те, що ви зробили, і нагородити себе тим, що дійсно любите.
    • Переконайтесь, що ви проводите вільний час, розважаючись. Вимкніть телефон і уникайте відповідей на ваші запитання. Якщо ви змішаєте роботу і задоволення, ви не будете насолоджуватися собою і накопичите втому.
    • Якщо ви працюєте в понеділок або п’ятницю, відпочивайте на вихідні. Якщо ви лише три місяці працювали без перерви на одному проекті, трохи відпустіть, коли закінчите.