Як організувати демонстрацію

Зміст

• етапи
• Частина 1 Підготуйтеся місяцями наперед
• Частина 2 Організуйте за два тижні до цього
• Частина 3 за 24 години до події
• Частина 4 Керування ходом події

Ви, напевно, думаєте, що організація заходу - надзвичайне завдання. Це може бути, якщо у вас немає почуття організації або планування. Але будьте впевнені, адже ми разом побачимо, як це робити, починаючи від підготовки, яка може тривати місяцями, до дня події.

етапи

Частина 1 Підготуйтеся місяцями наперед

1. 
   

   
   Визначте об'єкт події. Ключова фраза або дві можуть допомогти вам чітко визначити мету своєї події та зберегти її в контексті. Чи плануєте ви навчати членів своєї громади? Ви намагаєтесь переконати донорів фінансувати деякі ваші проекти? Ви хочете вшанувати деяких людей чи групу людей? Прагніть мінімізувати масштаб вашої дії. Незалежно від того, що ви збираєтеся робити, навчати, переконувати чи шанувати тощо, дайте відповідь на запитання: чому ти збираєшся організувати цю подію?
   • Вживайте це як заяву про місію. Ваша основа для успіху Коли ви чітко знаєте, що хочете зробити, вам буде легше діяти!

2. 
   

   
   Поставте цілі. Чого ти хочеш досягти точно ? Не те, якою буде кількість учасників або навіть якщо подія відбудеться, що ви хочете, щоб вона вийшла з цієї події? 5 людей, які повертаються спиною до нового компонента вашої організації? Колекція 1000 євро? Зміна менталітету? Захоплений глядач?
   • Визначте перші три речі, які ви хочете досягти, організуючи свою подію, і зосередьтесь на тому, щоб вони відбулися. У вас можуть бути фінансова мета, соціальна мета та особиста мета. Це тільки від вас залежить!

3. 
   

   
   
   
   Збирайте волонтерів. Вам знадобиться хороша команда з різними навичками. Ваші волонтери можуть допомогти вам різними способами, такими як підготовка програм, запрошень та плакатів, або розміщення учасників та організація заходів після заходу. Іншими словами, вони можуть допомогти вам виконати роботу. А якщо зможете, у добровольців ви можете розраховувати!
   • Переконайтесь, що менеджери та члени ваших команд дотримуються вашого робочого графіка. Співпраця може полегшити багато речей. Коли ви попросите їх подати руку, з самого початку зрозумійте їхні очікування та ступінь залученості.
   • Якщо ви не можете наймати волонтерів, найміть команду! Все залежить від характеру заходу, який ви організовуєте. Менеджери приймаючого сайту вашої події можуть поставити у ваше розпорядження команду, інакше ви можете пройти службу тимчасової роботи.

4. 
   

   
   Підготуйте бюджет. Ви повинні включити до свого бюджету всі можливі витрати, доходи, пожертви та непередбачені витрати. Якщо ви не зробите бюджет, у вас виявиться пачка купюр в руках, порожній гаманець і не уявлення про останню проблему. Будьте реалістичні з самого початку, щоб уникнути сюрпризів у день події.
   • Шукайте способи зниження витрат. Чи можете ви набрати волонтерів, які працюватимуть безкоштовно? Чи можете ви вибрати більш дешевий домашній сайт, наприклад, будинок одного з ваших друзів? Пам'ятайте, що простий, але вдалий поєдинок вражає більше, ніж подія, яка на шляху, але яка перетворюється на фіаско.

5. 
   

   
   
   
   Вирішіть, де і коли. У цьому річ найважливіший робити, коли мова йде про вашу подію.Яке місце і яка дата, яка змусить когось сказати: «Ага, я це побачу! Виберіть час, коли всі вільні, легкодоступне місце та щось, що знаходиться у вас в межах досяжності!
   • Перевірте календар подій у вашому районі та визначте свою аудиторію. Якщо ви орієнтуєтесь на людей, які проводять свій час вдома, ваш найкращий варіант - організувати свою зустріч по сусідству, протягом дня, можливо, пропонуючи догляд за дитиною. Але якщо ви орієнтуєтесь на студентів, найкраще проводити зустріч вночі в центрі міста. Якщо можете, перейдіть туди, де ваша аудиторія вже знайдено.
   • Звичайно, у деяких випадках ви змушені будете забронювати свій сайт. Зверніться до людини, яка відповідає за місце, яким ви скористаєтесь якнайшвидше. Не забувайте, що він, напевно, такий же зайнятий, як і ви!

6. 
   

   
   Подумайте про логістику. Вам потрібна логістика для всього. Які будуть можливості паркування? Які засоби доступу для людей з обмеженими можливостями? Що ви можете зробити залежно від розміру місця зустрічі? Яке обладнання вам знадобиться? Які додаткові предмети, такі як напої, значки, брошури, знадобляться та потребують додаткових витрат? Скільки людей вам потрібно, щоб плавно проходив захід?
   • Подумайте про всі ці проблеми зі своєю командою та обговоріть усі аспекти проблеми. Чи можете ви передбачити якісь непередбачені події та уникнути їх? Чи є спеціальні гості, до яких слід відвідати? Чи потрібно робити винятки?

7. 
   

   
   Подумайте про маркетинг та рекламу. Поки ти на це, зроби плакат. Він повинен містити дату, місце, час, ім’я гостя, назву та тему чи слоган події. Оскільки ви все ще перебуваєте на попередній фазі, ви можете витратити свій час, щоб врегулювати ці дані. Однак цікаво швидко зробити тимчасовий запис, щоб мати вичерпний вигляд вашої організації!
   • Також придумайте інші способи поширення інформації. Інг? Розсилка? Facebook, або півдесятка інших веб-сайтів подій (більше інформації трохи далі)? Що вам знадобиться перед тим захід для залучення учасників та які будуть ваші потреби для подія для підтримки їх інтересу?

8. 
   

   
   Зберіться. Цілком ймовірно, що наразі все плутається в голові, і ви не знаєте, як почати. Зробіть глибокий вдих і відкрийте Excel. Підготуйте попередній календар своєї події. Створіть кілька електронних таблиць, щоб упорядкувати свої ідеї. Це може здатися непотрібним, але через два місяці ви привітаєте себе за виконання цієї роботи.
   • Для кожного заняття підготуйте графік із строками. Напишіть імена своїх співробітників та вкажіть їх завдання та періоди виконання. Таким чином, ви можете організувати і відповісти на будь-які питання, які вони можуть мати.

Частина 2 Організуйте за два тижні до цього

1. 
   

   
   Переконайтесь, що все добре. Встановіть дату та місце своєї події, виберіть свого почесного гостя, персоналу, тему та слоган вашої події. Які проблеми, які можуть спричинити проблеми? Які питання можуть виникнути в останню хвилину? У цей момент ви повинні доопрацювати всі свої дані.

2. 
   

   
   Збирайтеся зі своєю командою. Отримайте бюджет, графік тощо затверджений членами вашої команди та менеджерами. Настав час розглянути та вирішити всі питання. Чи зрозуміли ваші працівники, що вони повинні робити? Чи почуваються вони комфортно під час всієї процедури?
   • Знову збирайтеся зі своїми колегами та волонтерами, щоб обговорити будь-які можливі проблеми. Це також ідеальний час для розробки плану дій.
   • Переконайтесь, що у вашої команди немає внутрішніх проблем. Залишайтеся на зв'язку з лідерами та членами кожної групи, а також своїми волонтерами.

3. 
   

   
   Делегуйте обов'язки деяким вашим співробітникам та призначте більш досвідченого з них для координації всіх заходів. Якщо це гігантська подія, доручіть декільком людям координувати кілька заходів під наглядом однієї відповідальної особи. Пам'ятайте, що члени групи повинні довіряти своєму лідеру групи.
   • У день події, подумайте про призначення одного чи двох людей для зустрічі та привітання учасників, коли вони прибудуть на місце події. В принципі, приймальна комісія відповідає за те, щоб підбадьорити всіх і дати учасникам відчути себе в хороших руках.

4. 
   

   
   Не забудьте постійно оновлювати веб-сайти, пов’язані з подією. Ви, ймовірно, у Facebook та, але є кілька інших сайтів, які ви можете використовувати для кращої реклами своєї події. Eventbrite, Evite та Meetup - це 3 найважливіші сайти, про які потрібно подумати. Якщо ви їх ще не знаєте, перейдіть в Інтернет прямо зараз!
   • І звичайно, не забувайте власний веб-сайт, свій блог або свою сторінку Facebook, якщо у вас є такі. Ви можете надсилати нагадування, розміщувати зображення та керувати своїми запитами відповідей (RSVP). Чим активніше ви, тим краще вас помітять усі.

5. 
   

   
   Попросіть делегатів фінансувати та спонсорувати певні заходи. Вам доведеться зіткнутися з кількома витратами протягом наступних днів, і ви не заплатите все з своєї кишені! Зберіть хоча б трохи грошей для покриття стартових витрат, таких як оренда приміщення та обладнання та, можливо, громадські організації. Можливо, вам доведеться заплатити за певні речі чи послуги.
   • Переконайтеся, що у вас є адекватна адміністративна процедура отримання, підтвердження та виставлення рахунків за потрібні вам послуги. Вам потрібно слідкувати за усім, що ви робите, щоб ви могли посилатися на це пізніше, тому краще організуйте себе рано, особливо якщо ваші торгові партнери роблять щось не так.

6. 
   

   
   Рекламуйте свою подію. Підготуйте брошури, запускайте рекламу, повідомляйте засоби масової інформації, здійснюйте пряму пошту, здійснюйте телефонні дзвінки, надсилайте групи групам та відвідуйте потенційних учасників чи спонсорів. Що ще зробити, щоб заохотити людей прийти? Подбайте про поширення повної інформації, яка залишає мало місця для запитань. Зрештою, ви також прагнете викликати цікавість своєї аудиторії!
   • Визначте свою цільову аудиторію. Якщо ви намагаєтесь дістатися до людей похилого віку, ви не витрачаєте час на їх відправлення snapchats, Перейдіть до місць, які відвідують ваші учасники, та використовуйте інструменти, які вони знайомі. Прагніть бути дуже доступними і вести себе нормально.

7. 
   

   
   Зберіть все необхідне для своєї події. Наприклад, медалі, ігри, невеликі сувеніри, призи чи сертифікати. Є багато речей і пристосувань, які можуть залишитися непоміченими для недосвідченого ока, але ви знаєте кожен куточок і все, що може зайти туди. І не забудьте столи, стільці, звукову систему, плакати, скатертини та всі ці важливі речі!
   • Саме це питання заслуговує на цілу робочу сесію з вашим персоналом. Не переставайте думати про це, поки не знайдете 5 речей, як ручки, аптечку, акумулятори, морозиво та розширення. Ви повинні будь-якою ціною переконатися в тому, що у вас є все.

8. 
   

   
   Організуйте себе всі. Домовляйтеся про фотографії та відео. Організуйте рухи гостей. Домовляйтеся також про їжу та команду з прибирання. Список можна подовжувати з дня на день, але це нормально, адже ви організовуєте свою подію!
   • Подбайте про їжу та закуски. Пора також планувати спеціальні споруди, наприклад, для людей з обмеженими можливостями тощо. Також перевірте, чи є деякі учасники вегетаріанців чи мають особливі харчові потреби.
   • Забезпечте стільці, столи, набір, мікрофони, динаміки, комп'ютери, рідкокристалічні проектори (РК-дисплеї), подіуми, все обладнання, необхідне для правильного налаштування місця події.

9. 
   

   
   Підготуйте список людей, до яких можна зв’язатися. Вам знадобляться номери телефонів, адреси та всі ваші співробітники. Аналогічно підготуйте список VIP-персон та своїх постачальників. Ці списки будуть корисні, якщо хтось у відсутності або запізнюється.
   • Припустимо, ваші громадські організації спізнюються? Ви знаєте, як це зробити? Ти береш свій прекрасний список і ти їм дзвониш. Вони справді думали, що ти йдеш шукати ці 100 кг витягнутої свинини? Ну, це не має значення. Ви надаєте список Франсуа і просите його поїхати зі своєю вантажівкою за вказаною адресою. І це все! Тепер ви знаєте, що вам потрібно зробити, або припиніть їх використання або будьте точнішими, повідомляючи свої дані!

10. 
    

    
    До місця заходу вирушайте зі своїми працівниками. Огляньте та уважно огляньте місця для паркування, туалети, зелені кімнати, забезпечення входів та виходів. Знайдіть місця поблизу, де ви можете зробити ксерокопії або здійснювати телефонні дзвінки та здійснювати покупки в разі надзвичайної ситуації. Одним словом, прагніть знати місцевість як свою кишеню.
    • Також поговоріть зі своєю контактною особою. Він / вона повинен знати місце краще за всіх. Чи є певна проблема, яку потрібно знати? Чи є обмеження в часі? Чи потрібно було б тримати двері закритими в певний час? Чи будуть, не дай Боже, рутинні вогневі навчання під час протесту?

Частина 3 за 24 години до події

1. 
   

   
   Зберігайте спокій. Ви майже дійшли до кінця речень. Надзвичайно важливо, щоб ваші ідеї були чіткими та залишалися на шляху. Ви витратили місяці на підготовку! Все буде добре. Якщо ви зберігаєте спокій, ваша команда буде вести себе як ви, і захід відбуватиметься в хороших умовах. Більше того, все буде закінчено дуже швидко!
   • Серйозно, ви майже досягли кінця своїх речень. Ви все планували, ви продумували всі можливі проблеми. Якщо щось трапиться, ви долаєте труднощі. І пам’ятайте, ніхто вас не звинувачуватиме. Шумний гість, посередня їжа, не переживайте занадто сильно, адже учасники знають, що ви не можете все контролювати. Отже, розслабтесь, все буде добре.

2. 
   

   
   Проведіть останні перевірки зі своєю командою. Переконайтесь, що ви сказали всім часу події та як доїхати. Ви не хочете, щоб у день події всі ваші співробітники запитували вас одночасно, де знаходиться ця священна службова двері.
   • Навіть якщо ви не отримуєте запитань, зробіть все можливе, щоб оцінити поведінку своїх співробітників. Чи задоволені вони описом своїх завдань? Чи пахне між ними? Якщо ні, то обговоріть з ними і спробуйте разом випрасувати труднощі. Можливо, комусь було б зручніше робити щось інше чи працювати з кимось іншим.

3. 
   

   
   Перевірте всі отримані запрошення та відповіді. Складіть список гостей і доручіть комусь порахувати присутніх. У більшості випадків кількість присутніх людей буде інший з тих, хто відгукнувся. Можливо, ви отримали 50 позитивних відповідей і в кінці кінців - 5 або 500 присутніх. Тож, навіть знаючи кількість отриманих відповідей, будьте готові до екстремальних ситуацій!
   • Поки ви там, нагадайте подію своїм шановним гостям. Ви здивуєтеся кількості людей, які скажуть: «О так, так! Це завтра чи не так? Ви можете уникнути пропусків, надіславши простий дзвінок або надіславши SMS.

4. 
   

   
   Зайдіть до місця проведення заходів і переконайтесь, що все готово. Чи приміщення чисте і доступне? Чи встановлено електронне обладнання? Чи були зроблені тести на правильне функціонування? Чи можете ви встановити обладнання заздалегідь, якщо необхідно? Чи готовий персонал?
   • Перевірте, чи достатня кількість присутніх для нагляду за подією. Звичайно, завжди краще мати більше людей. Вам може знадобитися хтось, хто може здійснити термінову гонку, прийняти почесного гостя або влаштувати непередбачені події; або випити кави, просто.

5. 
   

   
   Підготуйте набори учасників. Кожен комплект може містити пляшку води, легку закуску, зошит, ручку, буклет та необхідну інформацію. Ви також можете включити невеликі спогади. Це дійсно деталь, яка змусить учасників думати, що захід був продуманий та добре організований. І вони дійсно подумають, що ти дбаєш про обох!
   • Це може бути зарезервовано для гостей, вашого персоналу або обох! Кому не подобається отримувати батончик з гранолою та ручку?

6. 
   

   
   Складіть сценарій. Це список, який містить всю необхідну інформацію, класифіковану за графіком та номером. Підготуйте приурочену програму для важливих заходів. Структура форми залежить від вас. Прагніть не завантажувати його для легкого читання.
   • Якщо ви справді вибагливі і дуже старанні, можете встановити кілька скрипти. Доповідачі можуть запитати у вас список інших доповідачів із їх місцем розташування та розкладом. Ваша команда захоче перелік обладнання, графіки та правила проведення операцій з прибирання. Якщо у вас є час їх підготувати, ці списки можуть бути корисними.

7. 
   

   
   Підготуйте контрольний список дій, які слід здійснити під час заходу. Було б лихо, якби ти там, все там, всі є, і раптом ти зрозумієш, що ти забув вдома 1200 келихів на кава-брейк. Ти б усе зруйнував. Отже, складіть контрольний список і візьміть із собою все, що вам знадобиться!
   • Якщо речі мають тенденцію до накопичення, призначте конкретне завдання кожному члену вашої команди. Тож у день події ви не витрачатимете час на біг праворуч і ліворуч, розділяючи кризи. Ще дві руки полегшують тягар ... як говориться в приказці.

Частина 4 Керування ходом події

1. 
   

   
   Будьте рано на сайті події разом зі своїми працівниками та волонтерами. Перевірте, чи всі присутні, і переконайтесь, що електронне обладнання працює належним чином. Чи є питання в останній хвилині? Якщо у вас залишився час, роздайте напій, скажіть їм кілька слів заохочення, тоді дайте їм перепочити! Ви це заслужили. Ви готові.
   • Переконайтесь, що організатори носять вишуканий знак або інші знаки, щоб учасники могли легко їх знайти, коли потрібно. Іноді носити втому недостатньо.

2. 
   

   
   Встановіть все. Всередині і зовні. Чи доводиться вішати повітряні кулі на поштову скриньку чи білборд на розі? А як ви думаєте про двері та головний вхід? Якщо учасникам доводиться орієнтуватися на складний шлях, поставте якомога більше знаків, щоб краще їх орієнтувати.
   • Не забувайте бажані банери та інформативні банери, які дуже корисні. Пам’ятайте, щоб полегшити учасникам пошук місця події. Само собою зрозуміло!
   • Встановіть стійку реєстрації та реєстрації. Після прибуття на майданчик учасники мають відзначити, що їм потрібно орієнтувати. В іншому випадку вони можуть бігати по колах і відчувати себе незручно.Ви пам’ятаєте приймальну комісію, про яку ми говорили раніше? Помістіть когось біля входу, щоб привітати учасників та відповісти на їх запитання.
   • Опублікуйте музику! Це може розвіяти будь-яке збентеження, яке в іншому випадку підвищило б настрій.

3. 
   

   
   Переконайтесь, що важливі люди знають про події. Якщо спікер запізнюється, скоригуйте свій графік та повідомте зацікавлених сторін. Якщо прийом їжі триває довше, ніж очікувалося, ви повинні попередити їх про зміну програми. Деякі випадки йдуть за графіком, тому обов'язково повідомте людей про зміни.

4. 
   

   
   Фотографуйте! Напевно, ви хочете зберегти спогади про свою подію. А побачити когось, що гуляє навколо камери, може збудити учасників. Не забувайте банер спонсора, ваш, вхід, прийом тощо. Можливо, ви зможете використовувати їх наступного року!
   • Якщо можливо, попросіть когось із своїх друзів або професійного фотографа подбати про всі ці деталі. Там вам достатньо зробити! Але ви повинні дбати про своїх гостей, тож попросіть когось подбати про фотографії тощо.

5. 
   

   
   Запропонуйте сувенір. Можливо, ваші учасники щось дізналися, відвідуючи вашу подію, і ви хочете, щоб вони залишили щось думати або задавали питання або думали про те, щоб вжити заходів. Тож роздайте флаєр або щось таке, що вони можуть взяти із собою, щоб дати їм ідеї діяти після події.
   • Не забудьте створити форум для зворотного зв'язку. Надайте учасникам можливість стежити, говорити, що вони думають, запропонувати вдосконалення та поділитися своїми побажаннями щодо наступного заходу. І звичайно, як їх спростити!

6. 
   

   
   Прибирайте зону прийому! Підняти електролічильник, забрати банери, прибрати столи тощо. Помістіть місця назад у вихідне становище, як вони були до події. Це особливо важливо, якщо ви орендували приміщення і хотіли б повернутися. Власники можуть стягнути з вас плату, якої ви могли уникнути інакше. Розділіть завдання, щоб зробити операцію якомога простішою.
   • Перевірте, чи нічого дорогого не забули на місці, і якщо так, налаштуйте службу втраченого майна
   • Донести до відома особу, яка керує місцем, збитки від якої можуть наступити під час події. Краще бути чесним і прямим.
   • Подбайте про сміття та дійте в межах своїх коштів. Служба прибирання подбає про це питання.

7. 
   

   
   Подбайте про всі завдання, які випливають із проведення вашого заходу. Насправді це залежить від характеру відповідної події. Можливо, вам не доводиться багато робити, але ви також можете закінчити довгий список людей, за які потрібно подякувати та рецептом, яким керувати. Ось кілька ідей для початку.
   • Дякуємо всім членам вашої команди, волонтерам та спонсорам. Ви не могли б зробити свою подію без них!
   • Оновіть та доопрацюйте свої акаунти. Це завдання необхідно виконати якомога швидше. Краще мати мінімум деталей для коригування.
   • Організуйте приємний прийом для всіх тих, хто вам допоміг, ваш персонал повинен почувати себе вдячним, а ваші донори відчують, що вони брали участь у справі.
   • Подаруйте зацікавленим особам сувеніри чи брошури.
   • Роздайте спонсорам та зацікавленим людям свою частку рецепту.
   • Опублікуйте фотографії події на своєму веб-сайті.

8. 
   

   
   Організуйте зустріч з оцінки після заходу, щоб в майбутньому вдосконалити свою організацію. Тепер, коли ви все зробили, чи є речі, які ви могли б зробити інакше? Які речі спрацювали добре, а які не працювали? Чи погодилися б ви знову організувати такий захід? Що ви дізналися?
   • Якщо ви отримаєте відгук, врахуйте це. Якщо ваші гості цього не роблять, попросіть своїх співробітників це зробити! Що вони думають про подію? Принаймні, вони цінували себе? Звичайно, оскільки у них була гранола і ручка, чи не так?