Як написати план управління змінами

Зміст

• етапи
• Спосіб 1 Напишіть план управління організаційними змінами
• Спосіб 2 Відстежте зміни в проекті

Існує два типи планів управління змінами. Один стосується впливу змін на організацію та сприяє переходу. Другий допомагає відстежувати зміни в одному проекті, створюючи чіткий запис змін до продуктів або обсягу проекту. Ці плани стосуються того, щоб повідомляти, що потрібно робити чітко та точно.

етапи

Спосіб 1 Напишіть план управління організаційними змінами

1. 
   

   
   Покажіть причини змін, які слід внести. Перелічіть фактори, які призвели до рішення про внесення змін, таких як погана продуктивність, нова технологія чи зміна місії організації.
   • Один із підходів - описувати поточний стан бізнесу та майбутню ситуацію, яку цей план має створити.

2. 
   

   
   Визначте характер та обсяг змін. Коротко опишіть очікуваний характер проекту. Визначте, чи вплине це на позиції, зміни процесів, зміни політики чи організаційну структуру. Перелічіть відділи, робочі групи, системи чи будь-який інший компонент, який може піддаватися коригуванню.

3. 
   

   
   
   
   Опишіть підтримку зацікавлених сторін. Перерахуйте всіх зацікавлених сторін, які беруть участь у плані, наприклад, галузь, керівник місії, прихильник, споживачі або працівники, які вплинули на зміну. Для кожної з цих частин уточнюйте, чи зацікавлена ​​сторона підтримає внесені зміни.
   • Не забудьте скласти таблицю, яка може пояснити цю інформацію чітко і коротко. Для кожної сторони, що постраждала, оцініть рівень пріоритетності (високий, середній чи низький) наступних даних: обізнаність, рівень підтримки, вплив.
   • Якщо можливо, проводите співбесіди, щоб оцінити підтримку зацікавлених сторін.

4. 
   

   
   Створити команду. Ця команда несе відповідальність за спілкування з усіма зацікавленими сторонами, вислуховування різних проблем та забезпечення того, щоб операція проходила в найкращих можливих умовах. Вибирайте людей, які мають велику довіру в бізнесі та мають хороші комунікативні навички.
   • Вам слід найняти промоутера з вищого керівництва. Підкресліть, що це буде активна робота щодо сприяння змінам, а не лише для затвердження плану.

5. 
   

   
   
   
   Розробити підхід до управління. Отримання всієї підтримки компанії має важливе значення для успіху операції. Дозвольте всім старшим менеджерам коментувати зміни та співпрацювати один з одним, щоб грати активну роль у цьому проекті.

6. 
   

   
   Складіть план для кожного актора. Кожен із зацікавлених сторін, включаючи тих, хто підтримує проект, оцінює ризики та пов'язані з цим проблеми. Доручіть відповідальній команді завдання вирішення цих проблем.

7. 
   

   
   Створіть план спілкування. Комунікація є ключовим елементом цього процесу. Часто спілкуйтеся з усіма залученими сторонами. Підкріпіть причини, які слід внести до змін, і вигоди, які будуть випливати з них.
   • Актори повинні отримувати взаємне, двостороннє спілкування. Зустрічі віч-на-віч є важливими.
   • Комунікація повинна надходити від промоутера головного управління, безпосереднього керівника кожного працівника та будь-якого іншого представника, якому довіряють актори. Усі комунікації повинні проходити узгоджено.

8. 
   

   
   Зверніть увагу на будь-який опір. Завжди є опір змінам. Це відбувається на індивідуальному рівні, і тому вам потрібно особисто спілкуватися із зацікавленими сторонами, щоб виявити причину цих опорів. Зверніть увагу на скарги, щоб команда управління могла їх виправити. Ці проблеми зазвичай включають такі моменти.
   • Ні мотивації, ні почуття актуальності.
   • Немає розуміння загальної ситуації чи причин необхідності змін.
   • Відсутність участі в процесі.
   • Невпевненість у стабільності роботи, майбутніх ролях або вимог та навичок, необхідних для майбутніх посад.
   • Невдача керівництва задовольнити очікування щодо впровадження змін або комунікації.

9. 
   

   
   Прийміть перешкоди. Ви повинні відповісти на претензії шляхом зміцнення комунікацій або зміни стратегії. Інші претензії можуть вимагати додаткових підходів, які ви можете включити у свій план або передавати в управління команді управління. Вивчіть, який із цих варіантів найкраще підходить для вашої організації.
   • Для будь-яких змін на посадах чи процесах зробіть підготовку працівників першочерговим завданням.
   • Якщо ви плануєте перехідний період максимально плавно, намічайте зустрічі або збільшуйте переваги працівників.
   • Якщо зацікавлені сторони не вмотивовані, запропонуйте їм заохочення.
   • Якщо вони відчувають відключення від проекту, домовтеся про зустріч, щоб зібрати відгуки та переглянути будь-які зміни до плану.

Спосіб 2 Відстежте зміни в проекті

1. 
   

   
   Визначте ролі. Перелічіть ролі, які будуть призначені кожному для цього проекту. Опишіть обов'язки та навички, необхідні для кожної ролі. Принаймні, делегуйте місію шеф-кухаря для впровадження змін щодня, а також промоутера для відстеження всіх прогресів та прийняття важливих рішень.
   • Для великих проектів у великій корпорації вам, можливо, доведеться розділити ролі між декількома людьми зі спеціалізованими знаннями.

2. 
   

   
   Створити контрольну комісію. ІТ-проекти зазвичай включають комісію з контролю за змінами, що складається з представників кожної групи зацікавлених сторін. Ця комісія відповідатиме за затвердження запитів замість голови місії та передачу рішень зацікавленим особам. Цей підхід дуже добре підходить для проектів з низкою зацікавлених сторін і може вимагати частого переоцінки основних цілей.

3. 
   

   
   Створіть процес для застосування запитів. Як тільки член команди визначить прогрес, як ви переходите від ідеї до реальності? Опишіть цей процес тут, як домовились команди.Ось як це може виглядати.
   • Члени команди повинні заповнити анкету-заявку та надіслати її Органу Проекту.
   • HOM повинен ввести інформацію з форми в журнал запитів і оновити цей журнал, коли запити будуть розглянуті або відхилені.
   • Керівник просить членів групи написати більш конкретний план і оцінити необхідні зусилля.
   • Глава місії надсилає план промоутеру для можливого прийняття.
   • Зміни внесені. Зацікавлені сторони часто інформуються про прогрес.

4. 
   

   
   Створіть форму заявки. Наступні дані повинні бути включені у форму та повинні бути внесені до журналу змін.
   • Дата запиту на зміну.
   • Кількість запитів, призначених менеджером проекту.
   • Назва та опис.
   • Ім'я, електронна адреса та номер телефону особи, яка заповнює форму.
   • Пріоритет, що надається кожному запиту (високий, середній або низький). Для термінових змін вам можуть знадобитися конкретні терміни.
   • Номер продукту та версії (для ІТ-проектів)

5. 
   

   
   Додайте додаткову інформацію. Журнал змін повинен також мати можливість стежити за прийнятими рішеннями та уважно стежити за їх виконанням. Окрім інформації із заявок, вам потрібно буде зарезервувати місце для:
   • затвердження або відхилення заявок,
   • підпис особи, яка схвалює або відхиляє заявки,
   • терміни впровадження змін,
   • дати закінчення змін.

6. 
   

   
   Слідкуйте за важливими рішеннями Окрім журналу змін, проект міг би отримати користь із запису важливих рішень. Ця заява може вам полегшити в довгостроковій перспективі або допомогти відслідковувати проекти, які мали певні зміни в управлінні. Цей файл також може слугувати посібником для зв’язку з клієнтами або керівними органами. Для кожної зміни, внесеної вчасно, обсяг або вимоги проекту, рівні пріоритету або стратегія, яка повинна бути прийнята, включають наступну інформацію.
   • Ініціатор проекту.
   • Дата прийняття рішення.
   • Короткий виклад причин, що стоять за рішенням, та підходу, який використовується для їх прийняття Будь ласка, включіть будь-які відповідні документи до цього процесу.