Як відповісти на телефон під час роботи

Зміст

• етапи
• Частина 1 Візьміть телефон
• Частина 2 Розмова по телефону

Проектування професійного іміджу на роботі важливо для будь-якого професійного успіху. Незалежно від їх посади в компанії, відповідь на телефон - це завдання майже всіх працівників. Добре відповідь дозволить надати позитивний тон на телефонний дзвінок, допоможе кореспонденту почувати себе комфортно і дозволить легко відповісти на його різні запитання.

етапи

Частина 1 Візьміть телефон

1. 
   

   
   Відповідь швидко. Не ввічливо тримати людей зайнятими, коли ви працюєте чи в професійному середовищі. Візьміть трубку та відповідь на дзвінок до третього дзвінка.

2. 
   

   
   Покладіть слухавку на вухо. Важливо швидко відповісти на телефон, але ви все одно повинні бути терплячими, щоб фактично розмістити мікрофон біля рота. Не починайте розмовляти, поки не будете абсолютно впевнені, що слухавка телефону застрягла вам і вашому вуху, щоб інша сторона не втратила жодної інформації.

3. 
   

   
   Дихайте глибоко, перш ніж відповісти. Почніть з глибокого вдиху, перш ніж представити себе, як тільки телефон знаходиться біля рота. Це дозволить вам зберігати спокій і оволодіти собою, що дозволить вам збирати розум і спокійно говорити.

4. 
   

   
   
   
   Представляйте себе та свій бізнес. Вам потрібно буде переконатися, що ваш кореспондент зателефонував у потрібне місце та потрібну людину, тому вам важливо сказати їм, хто ви є та чим займаєтесь. Обов’язково спочатку вкажіть назву компанії. Ви можете подумати над створенням свого власного будинку, щоб вам не довелося думати про те, що говорити, коли телефон дзвонить і трохи змінювати його залежно від обставин.
   • Якщо ви працюєте в приймальні або операторі комутаційних комунікацій, важливо, щоб ви дуже добре опанували роботу бізнесу, адже саме вам належить допомогти абоненту отримати всю необхідну інформацію. Ви можете просто сказати: "привіт, ось Компанії , Йосип до пристрою. Як я можу вам допомогти? Таким чином, кореспондент дізнається, з ким він розмовляє та яка особа вашої компанії, що дасть йому можливість продовжити розмову. Якщо ви працюєте приватним секретарем, вкажіть людину, для якої ви працюєте (наприклад, "Кабінет містера Сміта, Джозеф на пристрої"), тому що можливо, це саме той, кого справді шукає ваш кореспондент. приєднатися.
   • Якщо ви є частиною послуги, скажіть людині, що ви робите, щоб вони знали, які питання потрібно задати. Визначте себе, сказавши «привіт, це облік Джессіки». Дозвольте заявникові знати, чи він зв’язався з офісом чи людиною, яку він хоче, і чи повинен він поговорити з кимось іншим.

5. 
   

   
   
   
   Тримайте біля телефону блокнот та ручку. Це дозволить вам робити нотатки швидко на випадок, якщо особа захоче залишити вас або надати іншу інформацію. Уникайте, щоб ваш кореспондент чекав часу, щоб шукати щось для написання.

Частина 2 Розмова по телефону

1. 
   

   
   Посміхайтеся, розмовляючи. Навіть якщо ви не в гарному настрої, лише посміхаючись і прикидаючись таким чином, ви можете змусити кореспондента думати, що ви приємні. Це також може допомогти вам покращити настрій.

2. 
   

   
   Говоріть чітко та професійно. Оскільки ви перебуваєте в професійній ситуації, важливо, щоб ви та ваш кореспондент могли зрозуміти один одного чітко та точно. Говоріть спокійно і вимовляйте свої слова так, щоб ви були впевнені, що це добре пішло і зрозуміли це.
   • Уникайте використання звичних сленгових виразів, таких як "так", "обов'язково" або "нах". Поговоріть із ним замість цього, використовуючи чіткі слова та фрази на кшталт "так" і "ні". Яку б інформацію ви не обмінювали зі своїм кореспондентом під час діалогу, уникайте будь-якої плутанини між вами.Не забудьте сказати звичайні ввічливі фрази, такі як «дякую» і «нічого», якщо такі є.
   • Якщо ви хочете надати особі певну інформацію, таку як листи чи номери телефону (наприклад, ім’я чи номер телефону), може бути корисним добре володіти фонетичним алфавітом. Таким чином, ви можете уникнути плутанини букв, які вимовляються майже так само, як "М" і "N", застосовуючи корисні поради типу "М як їсти".

3. 
   

   
   Виступайте професійно перед кореспондентом. Використовуйте прізвище людини ("Містер Сміт"), а не його ім'я, особливо якщо ви особисто не знаєте кореспондента. Не забувайте його імені та звертайтеся до нього, використовуючи його під час розмови.
   • Можливо, ви захочете записати ім’я людини, як тільки вона вам скаже, щоб ви могли запам'ятати це. Це може бути дуже корисно.

4. 
   

   
   Перенесіть дзвінок, якщо необхідно. Якщо хтось закликає вас на роботу, цілком можливо, що вони намагаються вирішити конкретну проблему або мають питання, які потрібно задати конкретній людині. Якщо ви дійсно не знаєте, як відповісти на запитання чи занепокоєння, не намагайтеся відповісти на нього. Замість цього запропонуйте передати свій дзвінок тому, хто зможе відповісти та допомогти вам. Це також покаже йому, що ви дбаєте про його проблему і готові допомогти йому вирішити.
   • На сьогоднішній день більшість настільних телефонів мають функцію передачі дзвінків. Дізнайтеся, чи доступна ця функція у вашому офісі та як вона працює. Якщо це не так, візьміть номер особи, яку зателефонує ваш кореспондент та передайте йому інформацію.
   • Не забудьте бути максимально ввічливим, зробивши це, і запропонуйте передати дзвінок. Наприклад, ви можете сказати: "Боюся, я не можу відповісти на ваше запитання. Чи хотіли б ви передати ваш дзвінок Жаку, який може вам краще допомогти? "
   • Якщо більше нікого немає, запропонуйте взяти його. Не забудьте переслати це пізніше.

5. 
   

   
   Закінчіть дзвінок професійно. Ви можете чітко і ввічливо сказати йому, що розмова закінчена і що він може повіситись, просто сказавши «дякую» або «до побачення». Не повинно бути плутанини щодо того, продовжувати розмову чи ні.
   • Нехай ваш кореспондент повіситься. У нього є дзвінок, тож ви повинні дозволити йому отримати те, що він хотів, коли подзвонив в першу чергу і закрив розмову. Якщо ви покладете трубку, навіть якщо він не готовий закінчити розмову, це може здатися грубим або ви можете дозволити життєвій інформації уникнути вас.