Як відповісти належним чином

Зміст

• етапи
• Спосіб 1. Поговоріть з кимсь особисто
• Спосіб 2 Відповідь на SMS
• Спосіб 3 Відповідь від

Те, як ви реагуєте на когось, матиме вплив на те, як вони сприймають вас та інших. На щастя, ви можете навчитися правильно відповідати в потрібний час. Якщо ви спілкуєтесь з кимось особисто, зверніть на них увагу і нехай вони висловлюються, перш ніж намагатися відповісти. У SMS-розмові також є невизначені правила, яких слід дотримуватися, щоб правильно спілкуватися. L - це більш формальний спосіб спілкування, і вам доведеться поважати професійну етикетку, щоб ефективно передавати інформацію та відповідати відповідним чином.

етапи

Спосіб 1. Поговоріть з кимсь особисто

1. 
   

   
   Слухай уважно. Коли хтось розмовляє з вами, дивіться їм в очі і будьте уважні до того, що він говорить. Ви покажете йому, що ви його слухаєте і що ви розумієте його слова.
   • Приділіть всю свою увагу співрозмовнику, щоб він говорив легко.
   • Якщо вам не вдається добре, підійдіть до нього (її) і запитайте, чи хоче він поїхати в тихіше місце.

2. 
   

   
   Зверніть увагу на невербальні підказки. Мова тіла може сказати стільки, як не більше, ніж слова. Коли хтось розмовляє з вами, стежте за їхньою мовою тіла, щоб краще знати, як реагувати.
   • Наприклад, якщо ваш абонент дивиться навколо або постійно рухає ногами, можливо, він нервує або боїться. Ви можете запитати, чи все добре, перш ніж спробувати відповісти на його слова.
   • Також зверніть увагу на те, як він розмовляє. Якщо його голос гучний або агресивний, розмова може почати лукавити. Щоб запобігти ескалації ситуації, вам доведеться спробувати інший підхід.

3. 
   

   
   
   
   Не готуйте свою відповідь, поки інша людина говорить. Якщо ви занадто нетерплячі, щоб відповісти, коли ваш співрозмовник навіть не закінчив говорити, він помітить це і може роздратуватися. Зачекайте, поки людина закінчить говорити, і ви все почули, перш ніж задуматися про те, що ви збираєтесь відповісти.
   • Дуже грубо відрізати когось, щоб розповісти йому про свої думки.

   Рада: як він говорить, вислухайте свого співрозмовника і подумки занотуйте бали, на які хочете відповісти. Однак не відрізайте його, щоб дати йому духовну чи швидку відповідь.

4. 
   

   
   Зачекайте, поки він закінчить говорити, щоб відповісти. Розмовляючи з кимось, завжди дозволяйте закінчити розмову, перш ніж відповісти. Таким чином, ви будете мати всю інформацію, яку він хотів поділитися з вами, і зможете надати повну та адаптовану відповідь.
   • Ваш співрозмовник може додати ще одну останню інформацію, коли ви закінчите ділитися своїми думками. Наприклад, він міг сказати «ой чекай, я забув щось сказати. Нехай він закінчить те, що має сказати.

5. 
   

   
   
   
   Відповідайте задумливо і впевнено. Перш ніж відповісти, знайдіть хвилину, щоб переосмислити всю інформацію, що була представлена ​​вам. Надавши неповну відповідь, ви дасте людині знати, що ви не слухаєте добре.
   • Якщо миттєво задуматися над своєю відповіддю, ви також зможете зробити розумні зауваження.

6. 
   

   
   Задайте питання. Якщо вам потрібні роз'яснення або додаткова інформація, задайте питання. Якщо ви не зрозуміли і не зрозуміли, що ця людина говорить, не намагайтеся відповісти, виходячи з вашого часткового або помилкового розуміння того, що він говорив. Попросіть його повторити сказане або пояснити, що він має на увазі, щоб він міг правильно відповісти.
   • Якщо ви не впевнені в чиїхсь намірах або хочете, щоб вони пояснили свої наміри, перш ніж відповісти, задайте їм питання відкритого типу, наприклад, "що ви маєте на увазі під цим? "
   • Немає шкоди в тому, щоб попросити когось повторити те, що він сказав, якщо ви не почули і не зрозуміли, що він говорить.

7. 
   

   
   Говоріть чітко і прямо. Враховуючи те, що вам сказали, і думаючи про те, що ви мали на увазі, говоріть чітко і впевнено. Не використовуйте розпливчасті та суперечливі терміни, щоб виглядати розумнішими або духовнішими. Люди цінують щирість. Відповідайте чітко, щоб показати іншій людині, що ви його розумієте, і надати значення тому, що він говорить.
   • Переконайтеся, що людина уважна, коли ви розмовляєте, тому не потрібно повторювати себе.
   • Якщо хтось хоче говорити, помічайте це і нехай вони говорять.
   • Нехай інша людина відповідає на те, що ви щойно сказали. Не залишайте, як тільки закінчите своє речення. Не закінчуйте розмову, як тільки у вас з’явилася можливість виступити.

8. 
   

   
   Прийміть, що хтось не згоден з вами. Навіть якщо ви задумалися над тим, що ви мали на увазі, завжди існує ймовірність, що хтось може не погодитися з тим, що ви говорите. Це цілком нормально! Будьте готові до того, що хтось вам протирічить або намагається принизити вас за те, що ви говорите.
   • Зберігайте прохолодну голову і не втрачайте вдачі, якщо хтось намагається вас спровокувати.
   • Нехай інша людина поділиться своєю думкою та переконаннями. Не намагайтеся змусити його прийняти вашу точку зору.

Спосіб 2 Відповідь на SMS

1. 
   

   
   Використовуйте випадкові мови у своєму SMS. S, листи та навіть бесіди віч-на-віч можуть мати формальну структуру. Через короткий і обмежений характер SMS, випадкова мова є найбільш підходящою і найкраще передає особистий тон розмови.
   • Наприклад, ви можете набрати "I V", а не "I go", щоб отримати місце, набрати швидше або дати більш спокійний тон.
   • Правила пунктуації, як правило, набагато менш жорсткі в SMS. Наприклад, занадто багато коми зробить розмову формальною і занадто витонченою.
   • Не обов’язково думати, що розмова по SMS обов’язково буде дуже розслабленою, але якщо ваш співрозмовник використовує неформальну мову, зробіть те саме, щоб він почував себе комфортно.

2. 
   

   
   Задайте відкриті запитання, щоб відкрити розмову. Якщо ви хочете продовжити розмову SMS, задайте відкриті запитання, щоб ваш співрозмовник розповів вам більше і висловлював свою думку з цього приводу. Задавши закриті запитання, на які сказано "так" чи "ні", розмова піде.
   • Наприклад, якщо ви розмовляєте з колегою на професійну тему, ви можете запитати у нього щось на кшталт «Що ви думаєте про новий проект? "
   • Якщо ви хочете дізнатися більше про те, що людина думає про тему, надішліть йому на кшталт "Я згоден, але звідки ти думаєш, що вона походить?" "

3. 
   

   
   Уникайте надсилання занадто коротких відповідей. SMS має бути порівняно коротким, але різкою відповіддю або теж коротке може підказати, що ви сердитесь на свого співрозмовника. Щоб відповісти відправника SMS, напишіть повну відповідь принаймні в одному або двох реченнях.
   • Іноді цілком прийнятно відповісти "ОК", якщо конус є правильним. Але часто "так", "ні" або "ОК" може здатися різким і холодним.

   Рада: якщо ваші відповіді, як правило, короткі, до цього, мабуть, звикли ваші родичі.

4. 
   

   
   Позначте тон розділовими знаками та смайликами. Через безособовий характер обміну SMS, ваші співрозмовники можуть неправильно інтерпретувати тон ваших емоцій чи емоцій, які ви хочете передати. Щоб уникнути нерозуміння, використовуйте пунктуацію та смайлики розумно, якщо є ризик неоднозначності.
   • Наприклад, ви можете відповісти "Добре, я знайшов, дякую :)", щоб одержувач не вважав, що ви засмучені або сухі.
   • Іноді кінцева точка може підказати, що ви розчаровані. Наприклад, це буде звучати набагато спокійніше, якщо ви скажете «ні, це не так», що «ні, це не все. "

5. 
   

   
   Прочитайте ще раз перед надсиланням. Перш ніж натиснути "надіслати", знайдіть хвилину, щоб перечитати її. Переконайтесь у тому, що немає помилок, правильно пояснили інформацію та відповіли тону.
   • Після його відправлення ви не зможете скасувати доставку. Для цього важливо прочитати його ще раз, перш ніж надсилати.

6. 
   

   
   Не відправляйте багато людей один за одним. Занадто багато сповіщень та ціла серія SMS ризикують роздратувати одержувача. Відповідайте контейнером на все, що вам потрібно сказати, а не на багато коротких.
   • Звичайно, ви можете надіслати другу, якщо ви забули інформацію або якщо вам потрібно уточнити точку.
   • Якщо ваш одержувач не відповідає 2 секунди поспіль, можливо, він або вона не хоче з вами розмовляти або не отримує на нього свого телефону. В одному випадку, як і в іншому, дайте йому час відповісти вам.

7. 
   

   
   Попросіть іншу людину поговорити з ним по телефону. SMS короткий і стислий за своєю суттю. Якщо розмова починає надто складно для вас, щоб правильно висловити свої думки за допомогою SMS, попросіть людину зателефонувати вам, щоб ви могли поговорити з ними.
   • Надішліть йому одну, як "мені було б простіше розмовляти по телефону. Подзвони мені, коли зможеш! Дякую! "

Спосіб 3 Відповідь від

1. 
   

   
   Відповідь на один через 48 годин. Важливо, щоб ви відповідали на одного в розумний час, з ввічливості та професіоналізму. Не потрібно буде відповідати негайно, але обов’язково відповідь протягом двох днів.
   • Якщо це не стосувалося вас або було надіслано вам помилково, відповідайте відправника, щоб ви знали, що не є правильним одержувачем.

2. 
   

   
   Використовуйте професійне привітання. Зазвичай це набагато формальніше, ніж SMS або телефонний дзвінок. Почніть свою відповідь з "привіт" або "привіт", а потім з імені людини, щоб почати шлях правильним шляхом.
   • Якщо людина, якій ви відповідаєте, вважає за краще певне привітання або попросила вас зателефонувати їй по імені, поважайте її бажання. Наприклад, якщо вона вважає за краще називати її "Франсуа", а не "Жан-Франсуа", зробіть це.

3. 
   

   
   Використовуйте знаки оклику помірно. У своїй школі дотримуйтесь правил граматики, правопису та пунктуації. Однак будьте обережні, щоб занадто часто не використовувати знак оклику або створювати враження, що вони нещирі або нетерплячі. Використовуйте цей розділовий знак лише тоді, коли ситуація правильна.
   • Гучний знак буде вітатися, коли ви когось привітаєте або поділитеся гарними новинами. Але використовуючи його занадто часто, він втратить всю свою дію.

4. 
   

   
   Не використовуйте дурних поліцейських. Використовуйте класичний шрифт, щоб ваш зовнішній вигляд став професійним. Не використовуйте різнокольоровий шрифт або шрифт, як Comic Sans, щоб відповісти на нього.
   • Найбільш класичним вибором буде використання Arial або Times New Roman, розміром 10 або 12.

5. 
   

   
   Не ставте нікого в копію. Іноді корисно покласти третю особу в копію відповіді на одну, щоб вставити в розмову. Однак, поклавши керівника або співробітника в копію, коли це не потрібно, ви ризикуєте кидати в глухий бік або принижувати особу, якій ви відповідаєте.
   • Якщо вам потрібно включити третю сторону до ланцюга, ви можете скористатися опцією "Код" або невидима копія.

6. 
   

   
   Вирішіть, хто відповість у групі. Якщо найбільш підходящим здається відповісти всім людям, яким воно було надіслане, натисніть "відповісти всім", коли ви надсилаєте його. З іншого боку, якщо вам доведеться задати питання або пояснити певну тему чи проблему лише одній людині, відповідайте на це безпосередньо, поодинці.
   • Якщо одержувачів багато, але вам потрібно лише відповісти на деякі з них, виберіть контакти, на які ви відповісте.

7. 
   

   
   Відповідайте на одне, щоб сказати "дякую", лише якщо це необхідно. Дуже короткі, які не додають багато розмови, як правило, марні. Якщо відправник не попросить вас підтвердити, що ви отримали та зрозуміли, що відповідь "спасибі" буде марною і часто дратує.

   Рада: якщо відправник надішле вам запит на підтвердження, підтвердьте отримання l, натиснувши діалогове вікно.

8. 
   

   
   Перегляньте своє і обов'язково надішліть його потрібному одержувачу. Якщо вона заповнена орфографічними чи граматичними помилками, це здасться непрофесійним. Перш ніж натиснути на «відправити», знайдіть хвилину, щоб перечитати свою відповідь. Перевірте правопис та граматику та переконайтеся, що ви надсилаєте її потрібній особі.
   • Не покладайтеся на автоматичний коректор, щоб помітити найменшу помилку!
   • Перечитайте вголос, перш ніж надсилати його, щоб ви зрозуміли ефект, що справляється.
   • У багатьох випадках програми електронної пошти та програми автоматично заповнюють адреси, коли ви вводите поле "одержувачі", і тоді дуже просто надіслати неправильну особу.