Як написати проект, щоб подати його адміністрації

Зміст

• етапи
• Частина 1 Написання проекту
• Частина 2 Поділіться своїм проектом

Знати, як подати проект у свою адміністрацію - корисний навик, який потрібно мати, якщо ви хочете представити нові можливості для запису додаткових доходів, запропонувати покращення процедур або викрити ефективні методи, щоб бути більш економічними. Ви також можете вирішити написати пропозицію, коли відчуєте, що щось потрібно змінити. Якщо ви маєте намір описати такий документ для того, щоб подати його в адміністрацію своєї компанії, спочатку потрібно взяти необхідний час для збору відповідної інформації. Ви також можете подати свої ідеї колегам, щоб вони мали їх думку та дізналися, чи дотримуються вони вашого проекту, після чого вам доведеться тактовно підійти до свого напрямку.

етапи

Частина 1 Написання проекту

1. 
   

   
   Визначте саме проблему, про яку йдеться, або вашу ідею. Якщо ви хочете описати зменшення витрат або впорядкування операцій, вам слід спочатку визначити головну проблему. Найчастіше ідея може бути зрозумілою для вас, але якщо ви хочете спілкуватися на ній чи пропонувати рішення, було б розумно бути дуже уважним.

2. 
   

   
   Зробіть свої дослідження. Перш ніж писати проект, важливо переконатися, що ви проаналізували всі елементи, які пов'язані з ним. Шукайте обговорення із залученими сторонами, будь то ваші колеги, менеджери чи клієнти. Ви також зможете прочитати подібні програми, якими керують інші компанії, щоб побачити, чим вони займаються.
   • Якщо, наприклад, ви відчуваєте, що керівництву потрібно змінити своє харчування, спочатку обговоріть це з працівниками кухні. Що вони думають? Чи доводилося їм працювати в іншому місці з іншими підприємствами громадського харчування? Що думають з цього приводу ваші колеги? Це всі аспекти, з якими вам потрібно звернутися. Цілком може бути, що ваше незадоволення - це питання особистого смаку, а не питання якості.

3. 
   

   
   
   
   Напишіть опис проблеми. Щоб почати писати свій проект, спочатку опишіть поточну ситуацію. Потім виділіть відповідні факти (місця, дати, залучені люди). На цьому рівні не судіть, а зосередьтеся на тому, щоб пояснити речі такими, якими вони є.
   • В якості ілюстрації ви можете написати «Компанія X користується послугами харчування Y протягом останніх семи років. У цей період кількість доступних основних страв зменшилася з п'яти до двох. Кількість страв, в основному для вегетаріанців, також зменшилася, і є навіть дні, коли нічого подібного не пропонується.

4. 
   

   
   Поясніть, що ви пропонуєте як рішення. Виявивши проблему, ви можете почати писати саме те, що пропонуєте зробити. Зосередьтеся на найважливішому аспекті. Доведіть, що ваші спостереження базуються на ваших дослідженнях.
   • Наприклад, ви можете написати "Я пропоную замінити організацію харчування для компанії X на іншу. Компанія X має в цьому плані кілька варіантів. Забезпечення харчування W і Z пропонує широкий спектр меню та пропонують витрати, порівнянні з поточними у нашого постачальника. Крім того, оскільки громадське харчування Z пропонує щоденні вегетаріанські, веганські та безглютенові страви, це може краще задовольнити потреби нашої робочої сили. Що стосується W громадського харчування, він пропонує менше страв для веганів, але також може бути хорошим вибором. Опитування, проведене в 2011 році, показало, що 40% наших співробітників - вегетаріанці, 10% - вегани, а 2% - віддають перевагу глютеновій їжі.

5. 
   

   
   
   
   Розробіть план. Опишіть кожен крок і зосередьтеся на термінах або витратах на їх виконання. Будьте чіткими щодо того, що ви знаєте, і що ще потрібно відкрити. Не забудьте написати пронумеровані кроки, а потім дайте більше деталей. Не переоцінюйте важливість нововведень, яких ви прагнете внести, але презентуйте результати, які ви очікуєте досягти.
   • Щоб змінити харчування, нам доведеться: 1: припинити дію нашого договору з організатором харчування Y, 2: спробувати страви постачальників послуг W і Z, 3: вибрати один з них, 4: підписати договір з обраним громадським організатором. Плата повинна бути порівнянна з тією, яку наразі пропонує компанія Caterer Y. Поки ми припиняємо контракт з Постачальником Y, фінансового штрафу не повинно бути. Крім того, якщо наші працівники більше оцінять нові страви, є велика ймовірність, що вони стануть щасливішими на своєму робочому місці.

6. 
   

   
   Підвищити можливі заперечення. Покажіть, що ви повністю знаєте про будь-які недоліки, які можуть виникнути у вашому плані. Чи буде опір серед працівників? Наприклад, деяким людям можуть сподобатися послуги вашого поточного громадського харчування. Чи змогли б ви переконати урядове відомство, що ваша нова ідея безпечна? Обговоріть кроки, які ви плануєте зробити, щоб переконати інших у доцільності та актуальності вашого проекту.

7. 
   

   
   Вкажіть необхідні матеріали та персонал. Якщо новий проект, який ви пропонуєте, вимагає придбання матеріалів або найму нових співробітників, зазначте це, окресливши кроки. Також не забудьте згадати необхідний час, оскільки це теж ресурс. Створіть контрольний список, щоб вийти з нього. Наприклад, ви можете написати наступне.
   • Необхідно: підкомітет для оцінювання громадського харчування (4 людини з різних частин компанії), 2 години для дегустації та 3 години для написання звіту.

8. 
   

   
   Зробіть висновки на основі основних переваг. Незалежно від того, яку зміну ви плануєте внести, повторіть цей процес ще раз наприкінці. Ще раз обговоріть три основні елементи вашого проекту, а потім дайте заключне речення. Подумайте про це як своє резюме. Як ілюстрацію можна сказати наступне.
   • "Як показує ця пропозиція, продовольчий Y скоротив кількість запропонованих ним страв протягом останніх семи років. Постачальники W і Z пропонують більш різноманітні меню за відносно порівняними цінами. Я пропоную вам провести дегустаційні тести з цими підприємствами харчування, щоб вибрати нового постачальника продуктів харчування для цієї компанії. Це, безумовно, сприятиме задоволенню та утриманню працівників. "
   • Зазначте конкретні грошові або кількісні вигоди. Якщо, наприклад, ваша інновація може знизити витрати, ви повинні виділити це.
   • Представте якісні переваги. Компанія іноді отримує низку переваг, які неможливо кількісно оцінити конкретними даними та цифрами. Якщо ваша ідея сприяє підвищенню задоволеності працівників, важливо, щоб ви її згадували. Ці вдосконалення можуть бути такими ж корисними, як і кількісні.

Частина 2 Поділіться своїм проектом

1. 
   

   
   Попросіть колегу її прочитати. Вам слід в ідеалі попросити колегу прочитати ваш проект і дати вам його думку. Він може схвалити зміст вашої програми, але якщо це не так, розгляньте з урахуванням його заперечень. Якщо ви вважаєте, що вони є актуальними та кращими від запропонованих вами пропозицій, то розгляньте огляд. В іншому випадку, якщо ви розумієте актуальність її аргументів, але не схвалюєте їх, розгляньте про включення їх у розділ заперечень.

2. 
   

   
   Перегляньте свій проект. Після того, як ви написали свій проект і його колега прочитав його, тепер ви повинні переглянути його, щоб поліпшити безперебійність, граматику, точність та кількість слів.Не слід робити пропозицію занадто довго, інакше ви ризикуєте побачити, що ваші лідери не прочитають її. Зробіть все, що потрібно, щоб не більше всього на одній-двох сторінках.

3. 
   

   
   Подайте проект адміністрації. Як тільки ви відчуєте, що ваш проект готовий, визначте особу, якій ви повинні подати його. У деяких організаціях є керівник, відомий усім, хто несе відповідальність за прийняття рішень. В інших суспільствах з більш бічними структурами може бути складніше дізнатися, хто такі реальні особи, які приймають рішення. Проведіть ретельне дослідження вашої компанії, щоб визначити, хто відповідає за подібні проблеми.
   • Як тільки ви дізнаєтеся, кому передати свій проект, подивіться, чи можете ви мати з собою tête-à-tête. Дуже часто люди сприятливіше реагують на прохання про інновації, коли біржі зустрічаються віч-на-віч. Якщо ні, надішліть паперову версію проекту або одну.