Як відповісти на електронний лист, який вимагає підтвердження відвідування

Зміст

• етапи
• Частина 1 Визначте, як і коли відповідати
• Частина 2 Підготовка відповіді
• Частина 3 Керування автоматичними електронними листами та вирішення проблем

Зі зростаючою популярністю електронної пошти як альтернативи традиційним поштовим послугам запрошення соціальних подій електронною поштою надзвичайно популярні для святкових зустрічей, днів народження, весілля тощо. Сьогодні організатори заходу набагато задоволені електронними листами з проханням підтвердити участь (інакше відомий як RSVP, що означає "будь ласка, відповідайте"), ніж раніше. Однак, оскільки електронні листи, які просять відповіді, такі нові, багато людей не знають, як правильно відповісти. Сподіваємось, ви зможете краще відреагувати на таке, якщо знаєте час та як це зробити, підготуйте свою відповідь та перевірте отримання запрошення.

етапи

Частина 1 Визначте, як і коли відповідати

1. 
   
   

   
   Подивіться, чи дійсно ви підете на подію. Першим рішенням або кроком буде визначити, чи дійсно ви підете на подію. Вам слід подумати про можливість відвідування події, як тільки ви отримаєте запрошення по електронній пошті RSVP.
   • Майте на увазі, де відбуватиметься подія і якщо вам доведеться подорожувати. Якщо, наприклад, хтось запрошує вас на весілля за місто, можливо, вам доведеться придбати квиток на літак, щоб потрапити туди, що може дорого коштувати.
   • Зробіть свою програму, щоб переконатися, що у вас не відбулося інших подій в один і той же день і в один і той же час.
   • Порадьтеся з дружиною та іншими членами сім'ї, щоб переконатися, що вони будуть доступні. Деякі можуть відмовитися, а інші можуть прийняти.

2. 
   
   

   
   Визначте тип запрошення. Різні обставини вимагають різних нюансів та рівнів формальності. Тому слід подумати про тип події, перш ніж відповісти на запрошення. Це дозволить вам бути впевненим, що ви не робите соціальної помилки.
   • Подивіться, чи це неформальна соціальна подія, така як запрошення на шашлик, яку робить сусід без причин та надсилає вам неофіційне запрошення електронною поштою. У вас є можливість неофіційно відповісти на ці типи запрошень, і можливо, у них буде менше часу для надсилання відповіді.
   • Якщо це формальна соціальна подія, така як запрошення на весілля, вечірки до дня народження, причастя чи підтвердження, вони вимагають відповіді офіційним тоном, як і отримали запрошення.

3. 
   
   

   
   
   
   Відповідь у потрібний момент. Після прийняття рішення і продумавши запрошення, слід вчасно відповісти. Нарешті, це один з найважливіших аспектів при відповіді на електронне повідомлення RSVP, оскільки ви повинні надати людині необхідне підтвердження вашої участі чи ні в цьому заході.
   • Прочитайте запрошення, щоб побачити, чи є дата, необхідна для відповіді на електронний лист RSVP, Ця дата не є пропозицією. Переконайтеся, що ви відповіли протягом зазначеного часу.
   • Відповідь якнайшвидше. Хоча особа, яка запросила вас, могла дати один чи два місяці відповіді, це не означає, що вам слід брати весь цей період. Навпаки, вам слід відповісти, як тільки ви приймете конкретне рішення щодо того, їдете ви туди чи ні.

Частина 2 Підготовка відповіді

1. 
   
   

   
   Заповніть тематичне поле. Вирішивши, коли і як ви будете відповідати, вам слід підготувати приблизний проект відповіді, який ви дасте. Для цього починайте писати в полі об’єкта. Це повинно включати прийняття чи відхилення запрошення та відображати тон події.
   • Для офіційних подій слід використовувати формальний тон. Наприклад, пишіть Енн і Роджер не зможуть відвідувати банкет 11 травня.
   • За неформальних обставин, як шашлик у сусіда, ви можете написати Неможливо відвідувати шашлик 11-го.

2. 
   
   

   
   
   
   Напишіть лист. Важливо відповісти належним чином, оскільки це відображає тон вашої відповіді. Крім того, якщо ви використовуєте відповідне привітання, ви дасте людині, яка запросила вас, уявлення про те, як ви це бачите.
   • Виберіть привітання, яке може містити Мій добрий друг, À або дорогий.
   • Неформальна подія вимагає простої відповіді особи, яка надіслала вам електронний лист. Наприклад, можна писати Шановні Мартін і Жан.

3. 
   
   

   
   Напишіть зміст. Основа вашої електронної пошти - це, мабуть, найважливіша частина електронної пошти RSVP. Це відображає тон запрошення і безпосередньо відповідає на нього. Деякі приклади прийняття чи відхилення запрошення стосуються таких.
   • Неформальна подія гарантує неформальну відповідь Томасе, ми дуже цінуємо запрошення на барбекю, але в той день ми будемо поза містом.
   • Офіційний захід заслуговує на аналогічний тон. Наприклад, можна писати Сім'я Дюпон приймає ваше запрошення на весілля Хосе і Белінда 5 листопада 2019 року, Інший приклад - наступний Джин та Сара Епплбі із задоволенням приймають ваше запрошення на 15-й день народження Марти Родрігес.
   • Офіційна відмова від запрошення може бути наступною Сім'я Паркерів не зможе відвідувати весілля Хосе і Белінда 5 листопада 2019 року.

4. 
   
   

   
   Підпишіть і напишіть своє ім’я. Після написання повідомлення слід підписати електронне повідомлення RSVP. Це більше, ніж просто формальність, адже підпис показує тип відносин, які ви маєте з людиною, яка вас запросила. Це також знак того, як ви ставитесь до цієї людини.
   • Виберіть офіційне привітання. Наприклад, можна писати серцево, Мої найкращі побажання, Прийміть, сер чи пані, найкращі побажання, або Прийміть, пане чи пані, вираз моїх шановних почуттів.
   • Виберіть неформальну формулу на кшталт Дуже щиро, Мої привітання, Носіть добре або щиро.
   • Виберіть відповідний кінець, якщо ви приймаєте або відхиляєте запрошення. Наприклад, пишіть З великим жалем або спасибі.
   • Підпишіться своїм іменем після остаточної формули. Щоб отримати більше неформальних заходів, не соромтеся підписувати своє ім’я та ім’я інших людей, яких також запросили. Для більш офіційних випадків підпишіться з прізвищем усіх гостей та прізвищем після останньої особи. У деяких випадках, наприклад, у тих, у яких ви тісно знайомі з людиною, яка вас запросила, у вас є можливість написати Сім'я Санчесів.

Частина 3 Керування автоматичними електронними листами та вирішення проблем

1. 
   
   

   
   Натисніть на відхиляти або приймати. Зробіть це, якщо в електронній пошті є кнопка автоматизованої форми. Більшість офіційних організаторів заходів все більше покладаються на автоматичні сервіси RSVP для надсилання електронної пошти. Якщо хтось використовує подібну послугу для надсилання вам електронних листів RSVP, вони, ймовірно, будуть створені третьою стороною. Крім того, електронна пошта, ймовірно, містить варіанти з кнопками, які дозволяють натискати приймати або покидьки запрошення.
   • Вам не потрібно відповідати людині електронною поштою, якщо ви отримаєте одне з них.
   • Після того, як ви прийняли або відхилили запрошення, відповідь буде надіслана третій стороні, яка керує поштою, і перешле її особі, яка організовує захід.
   • Автоматизовані послуги електронної пошти RSVP часто використовуються для напівформальних обставин, таких як вечірки до дня народження, національні зустрічі та інші подібні заходи.

2. 
   
   

   
   Клацніть параметр підтвердження. Якщо ви стурбовані отриманням вашої відповіді, ви можете розглянути можливість натиснення на кнопку Підтвердження отримання на сторінці електронної пошти. Натиснувши на нього, ваша електронна пошта буде генерувати підтвердження надсилання, коли особа, на яку ви відповідаєте, отримає або відкриє вашу електронну пошту. Таким чином ви дізнаєтесь, що вона отримала вашу.
   • Підтвердження відвантаження можна знайти в різних місцях залежно від послуги, яку ви використовуєте.
   • Ця опція може бути недоступною для деяких служб.

3. 
   
   

   
   Надішліть електронну пошту для подальшого контролю, якщо ви зміните програми. У рідкісних випадках вам може знадобитися змінити відповідь. Якщо ви прийняли запрошення і зрозуміли, що не зможете бути присутнім, або якщо ви відмовилися і раптом, у вас є можливість піти, вам слід зв’язатися з особою, яка запросила вас на повідомляйте про це.
   • Якщо ви ненавмисно натиснули кнопку автоприйняття в електронній пошті RSVP, вам слід надіслати її безпосередньо людині, щоб виправити вашу помилку.
   • Якщо вам потрібно відхилити запрошення, яке ви спочатку прийняли, повідомте одержувача. Наприклад, ви можете надіслати йому електронний лист, поставивши як об’єкт Зміна відповіді і написавши щось подібне Через непередбачені події ми з Сарою більше не зможемо відвідувати ваше святкування 20-ї річниці 14. Ми вибачаємось за зміни і сподіваємось побачитися незабаром.
   • Якщо вам доведеться прийняти запрошення, яке ви вже відхилили, повідомте людині. Наприклад, надішліть електронний лист і поставте як об’єкт Зміна моєї відповіді і пишіть Я хотів би відвідати захід, якщо у вас все ще є можливість приймати більше гостей.
   • Зміни в запрошеннях RSVP слід вносити якомога швидше. Запрошення на неформальні події можна змінити через кілька днів. Тим не менш, для урочистих заходів (наприклад, весілля) вони повинні бути зроблені як мінімум за місяць до цього.